Optimerad för MS
Internet Explorer.
Klicka i innehållsförteckningen för att komma till önskad del av hjälpen. Tryck
[home] på
ditt tangentbord för att komma tillbaka till innehållsförteckningen
För bästa visning
gå till Verktyg i MS Internet
Explorer välj Helskärm. Välj även Calibri som Teckensnitt
under Internetalternativ fliken Allmänt.
Upplägg
tidsredovisningssystem
Instruktioner
stämpling Närvaro
Instruktioner
stämpling Arbetskort
Övertidsbegränsning
via schema (mertid)
Börja med att gå in i Prosmart Tid Advanced.
Inställningar för tid finns menyvalt Registervård
Tidssystemet.
Lönearter
Finns i sökvägen Registervård Tidssystemet; Lönearter; Lönearter
Nr 5.
Fönstret som öppnas heter
Uppläggning lönearter Nr 5.
1. Nr>> och Benämning är fält för er identifiering av de frånvarokoder ni lägger upp.
2. Fältet
i kolumnen Kompfaktor används om ni
på en komplöneart vill lägga en faktor som
ger YTTERLIGARE mer kompensation i kompsaldot UTÖVER det som står i
Avtalsprofilen.
Förvalt (default) i Avtalsprofilen skall vara att parameter 0,00 ger faktor 1.
Total komptid = Arbetad tid x (Kompfaktor avtalsprofil + Kompfaktor för den
enskilda lönearten).
Exempel 1:
Arbetad tid 4 h
Kompfaktor avtalsprofil 1 (parameter = 0,00)
Kompfaktor löneart 0,5
Summa komptid: 4h x 1 + 4h x 0,5 = 6h
4 x (1+0,5) = 6
Exempel 2:
Arbetad tid 2 h (h = timmar)
Kompfaktor avtalsprofil 1,5
Kompfaktor löneart 0,5
Summa komptid: 2h x 1,5 + 2h x 0,5 = 4h
2 x (1,5+0,5) = 4
Vi rekommenderar starkt att ni, för att göra detta enklare för er själva,
endast lägger kompfaktor på det ena stället. Företrädesvis via Löneart.
3. Fältet Månadslön. Om det är markerat med 1 görs INTE överföring av lönearter till lönesystemet.
4. Fältet Daglöneart visar 1 per dag (för till exempel semester), istället 8 timmar om man jobbar 8 timmar.
5. Fälten Övertidslöneart, komp, tid mot tid är endast information.
Frånvarokoder
Finns i sökvägen Registervård Tidssystemet; Frånvarokoder; Uppläggn Frånvarokoder Nr 8.
Fönstret som öppnas heter Uppl Frånvarokoder Nr 8.
Observera att detta inte är samma som lönearter även om det ibland används
samma benämning.
1. Tryck
[Alt] och N samtidigt för att skapa
en ny post.
Ange Nr och Benämning för identifiering av aktuell frånvarokod.
2. Om
rutan Dold är ikryssad visas inte i pop-up då den anställde stämplar.
Man kanske endast vill att 1 sjukfrånvarokod visas.
3. Betalning
a. Markeras rutan Betald enligt ordinarie system betalas frånvarokoden som om den anställde hade varit på jobbet.
b. Du
kan välja en specifik löneart som
betalning för frånvarokoden.
Till exempel föräldraledig.
4. Typ av uttag av frånvarotid
Obs endast ett av dessa alternativ.
Markera om frånvarotypen stämmer överens med någon eller några av nedan valda
typer eller påstående.
Markera berörd checkbox.
Var noga att kolla igenom alla.
5. Parametrar angående lokal avtalsinarbetad
tid.
Markera även om frånvarokoden ger lokal inarbetad tid eller avtalsinarbetad
tid.
6. Semesterparametrar
a. Halv semester, medför avräkning av en halvdags semester.
b. Sparad semester, medför avräkning av en hel sparad semesterdag.
7. Andra parametrar
a. Närvaro
på löneuträkning, trots att jag anger frånvaro.
Kan till exempel vara permission för frånvaro vid begravning.
b. Arbetad tid (Jobbrapportering för arbetsorder), trots att jag anger frånvarande.
c. Ej frånvaro flex på stämplingsdagen.
d. Frånvaro endast för heldagar.
e. Egentyp möjliggör gruppering av frånvarokoder.
8.
För att inte behöva fylla i frånvarokod
kan ni få den att alltid bli förvald.
a.
Detta
under förutsättning att flagga TID FYLLEJISTAMP är satt till värde 1 i ConstReg.
b.
När TimeAut och Saldouppdateringar går fyller systemet
i stämplingar för ej stämplad tid,
med frånvarokoden under avtalsprofil som lyder Frånvarokod för ej stämplad tid.
c.
Meningen
är att förman eller löneadministratör efteråt letar upp dessa EJ STÄMPLADE TIDER och byter till någon
annan frånvarokod.
Avtalsprofiler
Finns i sökvägen Registervård Tidssystemet; Avtal; Upplägg Avtalsprofiler
3.
Fönstret som öppnas heter Avtalsprofil
Nr 3.
1. Tryck
[Alt] och N samtidigt för att skapa
en ny post.
Ange Nr och Benämning för identifiering av den aktuella avtalsprofilen.
2. Fliken Övertidsparametrar
a. Övertid i perioder om (minuter)
Skriv in 30 och jobba 29 minuter ger 0 minuter övertid 58 minuter ger 30
minuter övertid,
62 minuter ger 60 minuter övertid och så vidare.
b. Övertidskarens/dag (minuter)
Karens övertid är antalet minuter som går innan någon får övertid.
Fyller ni i checkboxen så dras alltid det antal minuter som ni registrerat
oavsett om karenstiden är överskriden.
Fyller ni inte i checkboxen försvinner karensen då den är överskriden.
c. Övertidskarens/tillfälle (minuter)
Övertiden kan beräknas på andra perioder än dag.
Till exempel separat beräkning för morgon, lunch och kväll.
d. Markera om övertid beräknas på
arbetstidsmåttet. ANVÄNDS EJ!
Anges på den anställdes schema/följeschema.
e. Kompfaktor
Om ni vill ha annan kompfaktor än 1.
Observera, läggs bäst BARA på lönearter, inte här på Avtalsprofil.
f.
Mintid
(min) mellan arbetspass där övertid anges
Systemet kan med automatik ge övertid om arbetspassen kommer för nära varandra.
g. Förval antal minuter där övertidsmeddelande visas til exempel vid missad övertidsstämpling.
h. Förval av övertidstyp
1 är betald, 2 är komp, 3 är tid mot tid,
4 övertid special betald, 5 övertid special komp, 6 special special
betald, 7 special special komp,
(4 till 7 används ofta vid betald restid)
8 övertid betalt vardag
Specificeras i benämning
i. Övertids ob ANVÄNDS EJ!
j. Enhetshelg Lördag och söndag hanteras på samma sätt, är samma.
3. Fliken
Parametrar för avtalsinarbetad tid
Avtalsinarbetad tid. Ställs in på denna flik. (Antal minuter/vecka)
a.
Löneart
avtalsinarbetad tid skall vara ifylld
b. Arbetad tid ger minuter per vecka Anges här, undantagen gäller endast om default är ifylld.
c. Schema ger minuter per vecka ANVÄNDS EJ!
Obs, arbetad anges under Frånvarokoder, Parametrar angående … .
4. Flik
Sjukscheman
Här fylls den sjukkod (frånvarokod) som ska genereras då ni har lagt ett schema
för sjukfrånvaron, (läggs på anställd).
5. Flik Mertid
a. Lönearten för mertid anges här …
b. … samt hur många timmar som skall räknas som mertid.
En annan typ läggs
på dagschemat.
Mertidsgräns Det antal timmar före respektive
efter aktuellt dagschema som räknas som mertid.
Ofta någon typ av övertid.
Du kan även lägga in Extra mertidslönearter
styrda av klockslag och dag utöver mertidsgränsen.
Se även Upplägg dagschema för Mertidsgräns.
Används antingen eller, Upplägg
dagschema respektive Mertidsgräns.
6. Flik
Veckovila
Här läggs regler för veckovila alternativt 14 dagars period in.
Varningsmeddelande utan mer funktion.
7. Flik
Parametrar för ej
redovisad tid
Här läggs den frånvarokod som ska gälla för ej redovisad tid samt
periodindelning för ej redovisad tid.
Kan markeras Avdrag vi varje tillfälle
som redovisad tid.
8. Flik
Övrigt
Här läggs den löneart som ni vill ska överföras till lönesystemet in för lokal
inarbetning samt helglön.
a. Fyller
ni i checkbox Avvikande planering gäller
som stämpling gäller avvikande planering oavsett vad som stämplats.
Kan till exempel vara förtroendetid.
b. Varning för helgdag på vardag, Helgdagsersättning, används ibland vid timlön.
c. Löneart lokal inarbetad tid.
d. Löneart för helglön.
e. Löneart för traktamente.
f. Löneart för flex.
g. Gränstypsdag Används ej! Kommer att tas bort.
h. Markera
om olika typer av OB och Övertid inte följer samma tider. Skall ALLTID vara i
bockat.
Använd sedan ENDAST 1 löneart per rad i avtalsschema grid.
Typdagar (Helger, vardagar, storhelger)
Finns i sökvägen Registervård Tidssystemet; Avtal; Upplägg Typdagar
9.
Fönstret som öppnas heter Uppl TypdagarNr 9.
Observera att 10, 30 och 50 är
systemsatta, men ska ändå sättas upp.
10 står för vardag, 30 står för lördag och 50 står för söndag.
Numrets storlek
avgör sedan om den ska gälla prioriterat för den andres.
Det vill säga 70 blir storhelg
eftersom den gäller före söndag.
Du kan lägga vilken
hierarki ni vill.
Typdagar används för hantering av lönearter.
Avtalslöneschema
Finns i sökvägen Registervård Tidssystemet; Avtal; Upplägg
Avtalslöneschema 13.
Fönstret som öppnas heter Uppl Avtalslöneschema Nr 13.
Avtalslöneschema talar om vilken löneart en
avtalsprofil ska ha mellan vissa klockslag vid en viss typdag.
Observera att lönearter även kan läggas in under dagschema.
1. Tryck
[Alt] och N samtidigt för att skapa
en ny post.
Ange Nr och Benämning för identifiering av den aktuella avtalsprofilen.
a. För att välja ett befintligt schema tryck [F4] när markören står i fältet Nr och en tabell med val visar sig.
2. Välj Avtalsprofil och Typdag enligt punkt 1.a.
3. Skriv in Gällande tider.
4. Välj Lönearter.
5. [Spara]
Än bättre numera är att använda sig av Registervård
Tidssystemet; Avtal; Upplägg Avtalslöneschema grid
13.
Ange ALDRIG mer än en löneart per rad i tabelläget; GRID.
Upplägg
av Singeringsområde
Finns i sökvägen Registervård Tidssystemet; Löneadministration;
Upplägg Signeringsområde 22.
Fönstret som öppnas heter Upplägg Signeringsområde
Nr 22.
Sätta
rättigheter i Singeringsområde för godkända anställningsnummer (signaturer)
Finns i sökvägen Registervård Tidssystemet; Löneadministration;
Rättigheter Signeringsområde 42.
Fönstret som öppnas heter Godkända
Signaturer Nr 42.
Förmansområde för rättigheter att signera.
Anställd och tider för ett visst område.
Löneadministrationsområde
Finns i sökvägen Registervård Tidssystemet; Löneadministration;
Upplägg Löneadministration 25.
Fönstret som öppnas heter Upplägg
Löneadministration Nr 25.
Godkända Löneadministratörer
Finns i sökvägen Registervård Tidssystemet; Löneadministration;
Rättigheter Löneadministrationsområden 43.
Fönstret som öppnas heter Godkända
Löneadministratörer Nr 43.
Anställd och tider för ett visst område
på motsvarande sätt som för signeringsområde.
Upplägg Dagschema
Finns i sökvägen Registervård Tidssystemet; Schemor; Upplägg Dagschema 27.
Fönstret som öppnas heter Upplägg
Dagschema 52.
1. Fälten Schema Nr och Benämning för identifiering av era olika scheman.
2. Normaltid
3. Flextider
Här markeras om det är ett flexschema.
För att få flex måste det även vara markerat under
anställda.
4. Start och slut samt tidigast in senast in tidgast ut senast ut vid flex.
5. Dygnsskifte
Vid dygnsöverskridande skriv in 1 eller –1.
Beroende på om det går till dagen före eller efter.
Huvuddagen är alltid schemadagen.
Exempel 1
Det står -1 och huvuddagen (schemadagen) är onsdag.
Schemat visar 22:00 till 05:00.
Man börjar jobba 22:00 tisdag och slutar 05:00 onsdag.
Alla timmar tillhör härmed onsdagens schema.
Exempel 2
Det står (+) 1 istället och vill arbeta samma tider.
Man börjar jobba 22:00 tisdag och slutar 05:00 onsdag.
Alla timmar tillhör härmed tisdagens schema vilket då är huvuddagen.
Vid dygnsöverskridande används nästan alltid -1.
6. Mertidsgräns
Det antal timmar av övertid som blir mertid.
7. Specialschematid
Är en typ av flexschema då ni inte vet när folk
jobbar men vet antalet timmar de normalt ska jobba.
Används mycket sällan.
Fyll då även i checkboxen.
8. Special sjukschema
Du vet ej när den sjuke jobbar utan endast vilken tid
den sjuke ska jobba.
Detta används vid deltidssjukskrivning då arbetstid ej kan ges.
9. Rastschema
Här läggs raster in för normaltid.
Den tid som alltid dras, även om du inte stämplar.
Denna tid räknas inte som närvaro.
Flexrast
förutsätter stämpling. Flexrast start och Flexrast slut.
Måste stå på den enskilde anställdes profil.
Frånvarokod vid Flexrast
för den tid som är utanför Flexrast start och Flexrast slut.
Rasttid som kan ge tid är tid på
rasten som kortare än rasten än rastschemat
som automatiskt kan ge tid enligt Ger då
löneart.
10. Löneartsschema
Speciella lönearter kopplat till schemat
Här kan man lägga in lönearter om man vill in.
Läggs normalt in på ordinarie Löneartschema,
Avtalsprofil.
Vill ni endast ha lönearter från dagschemat markerar ni här.
Kryssa i ruta för att ersätta ordinarie löneschema annars kompletterar
speciella lönearter de ordinarie.
11. Rastschema övertid
Här läggs raster in för övertid.
Man talar om Start och Slut för när rast infaller under
övertiden där man inte får någon ersättning allse.
12. Schema lokalt inarbetad tid
Här läggs lokal inarbetad tid in. Kanske jobbar in en kvart per dag.
Är ofta ersatt av Avtalsinarbetad tid, Arbetstidsförkortning.
Tryck sedan knappen [SchemaCykel ALT
+ C] för att lägga upp schemakalendern vilken är den kombination av
dagschema som blir det slutliga schemat.
Till Upplägg Schemacykel kommer vi via Upplägg Dagschema.
Uppläggning Schema Cykel Nr 31
1. Schemacykelnummer
Skapa ny post med [Alt]+N enligt
tidigare.
2. Benämning
3. Procentuell anställningstid skriver ni i fältet Procent.
4. [Avvikelser] till exempel lediga dagar.
a. Ett fönster öppnar sig som heter Schemaavvikelser Nr 39.
5. Välj
Datum från och Datum till.
Ange fråndatum på en måndag eftersom detta räknas som veckans första dag och
starten schemacykeln.
Ta till rejält när ni sätter Datum till
och lägg till en påminnelse för att lägga till nya uppgifter i er kalender.
6. Radnr är endast
i vilken ordning dagarna ska läggas upp i cykeln.
Normalt 10 20 30 o.s.v.
Till exempel först 5 dagar i fältet Antal
dagar med ett dagschema och därunder 2 dagar ledigt utan schema.
Du kan lägga upp vilka kombinationer som helst tills det blir en för er
passande cykel/period.
Oftast en vecka men kan vara två veckor eller fler om ni till exempel har olika
turer/skift som återkommer varannan, var tredje, var fjärde vecka.
7. När
du är klar tryck på knappen [Uppdatera
gällande schemacykel] och ändringen som är gjord visas till vänster, den
gällande versionen.
Upplägg anställda
Finns i sökvägen Registervård Tidssystemet; Anställda; Anställningsregister
127; Anställda huvudregister
Fönstret som öppnas heter
Anställningsregister 127
Här läggs de anställda upp.
Obs, vid skapande av nu post i registret Anställd MÅSTE saldo skapas via knappen [Skapa saldo].
1. Översta delen av fönstret, som visas för alla flikar.
a. Anställningsnummer
b. Namn
c. Id
2. Fliken Anställningsområden
a. Signeringsområde
b. Löneadministrationsområde
3. Fliken Avtalsparametrar
a. Ange den anställdes Avtalsprofil
b. Markera om den anställde alltid skall ha övertid
c. Flex
d. Flexrast
e. Ej lokal inarbetning
f.
Automatiskt övertid
rast vid stämpling med mintid på rast
Löneart för övertiden anges i rastschema för Flex
i aktuellt Dagschema.
g. Schematid som måste överskridas innan övertid ges. (Följeschema)
h.
Avtalsinarbetad
tid för schema
Avtalsinarbetad tid för schema efter datum
Jämför beskrivning i Avtalsprofil.
i.
Avtalsinarbetad
tid för arbetad tid
Avtalsinarbetad tid för arbetad tid efter datum
Jämför beskrivning i Avtalsprofil.
j. Max tid i minuter som accepteras Används ej!
4. Fliken Schema
a. Schemakalender nr
b.
Sista
löneavräkningsdagen
Ändringar före detta datum kan inte genomföras om parameter är satt för det.
c. Anställningsdatum
d. Avslutningsdatum (Sista/senaste
anställningsdatum)
Obs markera ÄVEN rutan Inaktiv i Anställningsregistret för att slippa som post
på lönelista och obs-lista.
5.
Fliken Stämplingsparametrar
Flera olika val för styrning av
stämpling, kontroll et c.
a. Tvätt tid in och ut för betald tid. Om du stämplar ut 15:55 blir det 16:00.
b. Max stämpeltid ger varning på Obs-listan.
c.
Förval
antal minuter …
Förval övertidstyp
Se beskrivning i Avtalsprofil.
6. Fliken Avvikande
a. Avvikelser från generellt schema
7. Fliken Övrigt
a. E-post, sms med flera
b. Flera samtidiga jobb tillåtet
8. Lägg sedan upp områden för
a. Fabrik (Ingen direkt funktion utan bara för information)
b. Förman (Ingen direkt funktion utan bara för information)
c. Avdelning (För personalplanering)
d. Grupp (För kvalitet om man gjort det tillvalet)
e. Maskin (Kostnadsställe samt för kvalifikationer)
Parametrar Nr 49
Finns i sökvägen Registervård Tidssystemet; Grundregister; Parametrar
49
Fönstret som öppnas heter Parametrar
Nr 49
Går här endast igenom
viktigaste parametrarna.
1. Flik Stämplingsparametrar
a. Kryssa i vad ni vill ha och behöver efter samråd med vår Support.
b. Obs-listan, visa ej stämplad tid (tim). Bör vara minst 0,01.
c. Om det är något som ni inte tycker är självinstruerande för hör först av er till vår Support.
2. Flik Avtalsparametrar
a.
Samtliga tre nedanstående är endast underlag för
statistik
Övertid tid mot tid = arbete
Övertid komp = arbete
Övertid betald = arbete
b. Det antal timmar av ej stämplad tid som skall upp på OBS listan.
c. Ger förslag om övertid om du stämplar in för eller efter det antal minuter du har fyllt i här.
d. Enhetshelg gör att lördag blir en söndag
e.
Prioriteringsprincipen
Är det visade systemet här.
Skall normalt fyllas i.
f. Loggfil fylls i endast på supports begäran.
g.
Övertid
först efter full arbetad tid
Begärd övertid blir normaltid tills dagens tid är gjord.
h.
Övertid ej fulldag normtid
Ikryssad gör att om man till exempel är tjänstledig under dagen och markerar
övertid så läggs den arbetade tiden på normaltiden så att man inte får till
exempel OB.
i.
Krav
signering
gör så att lönekörning stoppas om inte alla stämplingar är signerade.
j.
Räkna
stämplingar som ej har ut
Ska normalt fyllas i.
Om den inte är ifylld så måste utstämpling göras på till exempel frånvarokoder
då personer fortfarande är sjukskrivna.
3. Flik Löneutskrifter
a. Kryssa i vad ni vill ha och behöver som förvalt vid utskrift.
b. Om det är något som ni inte tycker är självinstruerande för denna flik var vänlig hör av er till vår Support.
4. Flik Tillverkning
a. För export och import till/från externa system.
5. Flik Övrigt
a. Uppdatera saldo vid automatkörning natt, bör ibockas.
b. Övriga används ej.
Kan gälla schema
eller att man har en helgdag på vardag eller storhelg.
Detta hittar du och redigerar här
Tidsredovisning löpande; Avvikande
schemadagar; flera olika val av
rutiner
1.
Avvikande avtalstypsdagar
10
Välj avtalsprofil datum och ny typdag.
2. Schemaavvikelser 39
3.
Schemaavvikelser gällande alla scheman 105
Ange aktuellt datum i första kolumnen.
Lämna därefter den andra kolumnen tom om ingen närvaro förväntas denna dag.
Om annat dagschema skall gälla denna dag fylls detta i;
Kan vara dag före röd dag som skall vara som
en fredag trots att den det året är en onsdag.
4. Personlig avvikelse 120
OBS! Vid ledighet väljer du inte något schema alls.
1. Först gäller allas ändring (105).
2. Finns det något på schemats avvikelser gäller det (39).
3. Finns det något på personliga avvikelser gäller det före något annat (120).
För övrig information se avancerade instruktionen.
Instruktioner för att stämpla Närvaro
Detta program heter TImeStamp.
1. STÄMPLA IN
a. När du ska stämpla fyller du i ditt Stämplings ID. (i nio fall av tio; ditt anställningsnummer).
b. I exemplet nedan 100 i det gula ifyllnadsfältet.
c. Då skrivs ditt namn i det grå fältet till höger som en kvittens på att det ID är godkänt.
d. Knappen
[Stämpla IN] lyser grön om det är
dags att stämpla IN.
Om den röda knappen lyser är du redan instämplad
enligt systemet.
Prata med din löneadministratör om så inte är fallet för att se till att ni
kommer i fas.
e. Tryck
[Enter], [Enter] och du är instämplad.
Vänster musklick fungerar också, [ALT]+I
eller tryck på skärmen om ni har den typen av terminal.
2. STÄMPLA UT
a. Ange din stämplingsidentitet.
b. På samma sätt lyser nu den röda knappen [Stämpla UT] om det är dags att just stämpla ut.
c. Du
trycker [Enter], [Enter] och du är utstämplad.
Vänster musklick fungerar också, [ALT]+U
eller tryck direkt på bilden för den typen av skärm.
3. Har du glömt att stämpla ut på kvällen innan lyser den röda knappen [Stämpla UT] när du ska stämpla in på morgonen.
a.
Dubbelstämpla
först UT sedan IN.
Du måste skriva ditt ID för varje gång du ska stämpla.
b. Be din löneadministratör gå in och redigera din stämpling.
4. ÖVERTID
a.
Fyll i ID som
vanligt tryck sedan på knapp [Övertid
(O)].
b.
När du tryckt på
knapp övertid kommer en popup upp.
c. Välj stort B för övertid före och efter pass.
F övertid endast före passet.
E övertid efter dagens pass.
eller Rastnummer ger övertid under rasten.
d. Välj
sedan övertidstyp.
Ni kan ha 1 för betalt, 2 för kompensationstid (1 och 2 kan vara beordrad
övertid) eller 3 för Inarbetning tid mot
tid.
e. Tryck sedan stämpla övertid.
Du kan stänga med knappen längs ned för att ånga dig.
5. FRÅNVARO
När du
stämplar ut på kvällen och du vet att du dagen
därpå har frånvaro,
såsom planerad semester, föräldraledighet eller annat, gör du så här.
a.
Börja med att som
vanligt ange din ID.
b.
Tryck [Tab] två gånger för att komma tll
fältet kod under rubriken Frånvaro (F).
c.
Tryck [F4] eller klicka på knappen med tre
punkter.
d.
En popup kommer
upp där du med piltangerna samt [Enter]
väljer frånvarokod.
e.
Bekräfta med OK via
[Enter] eller vänster musklick.
f.
Tryck sedan på
knappen [Stämpla ut med frånvarokod]
vilken nu skalla lysa röd, eller [ALT]+R.
Du är nu frånvarostämplad.
6. Tillbaka in från frånvaro
a.
Fyll i ditt ID.
b. Klicka på den gröna knappen [Stämpla in från frånvaro] eller tryck [Enter], [Enter].
c. Du är nu instämplad.
7. Om du går för tidigt eller kommer försent händer följande under förutsättning att inställningen är gjord så i systemets parametrar.
a.
Popup med förvald frånvarokod kommer upp vilket i erat fall kan
vara Uttag tid mot tid.
b.
Om du vill kan du
byta frånvarokoden genom att trycka på ”sockerbiten” i Frånvarokodfältet eller [F4] och välja i en lista.
c. Tryck sedan [Bekräfta din frånvaro och stäng].
8. Om
du under dagarna glömt att stämpla kommer en bild upp, om systemet är inställt
på detta.
Förslaget kommer med förvald frånvarokod vilka ställs in under avtalsprofiler.
a. Längst ned kommer befintliga stämplingar upp.
b. Du kan redigera stämplingar genom att markera med musen i radfönstret.
c. Välj rad.
d. Tabba dig fram till det eller de fält du vill ändra på och tryck sedan redigera.
e. När du är klar med redigeringarna trycker du på knappen [Verkställ].
f. Vill du få fram ett stämpelförslag utan frånvarokoder trycker du [Förslag utan frånvarokoder].
9. OM du redigerat stämplingar fel kan de bli OMLOTT.
OMLOTT kan se ut såhär.
|
INDATUM |
intid |
UTDATUM |
uttid |
|
2004-08-17 |
08.00 |
2004-08-17 |
17.00 |
|
2004-08-17 |
16.00 |
2004-08-18 |
17.00 |
I detta fall så har
den anställde stämplat ut den 17/8 kl 17 på en instämpling
som gjordes 17/8 kl 8.
Den anställde kan då inte för den stämplingen ha stämplat in klockan 16.00 den
17/8 på en annan stämpling.
Den anställde skulle då fått dubbelt betalt för tiden mellan 16.00 och 17.00
den 17/8.
Systemet tillåter inte detta utan kallar det OMLOTTstämplingar som kan
inträffa då man redigerat fel.
Exemplet här under är också omlottstämpling under en och samma dag.
|
INDATUM |
intid |
UTDATUM |
uttid |
|
2004-08-17 |
08.00 |
2004-08-17 |
12.00 |
|
2004-08-17 |
11.00 |
2004-08-18 |
17.00 |
I detta fall skulle personen i fråga fått dubbel tid mellan 11 och 12
10. OMLOTT
måste rättas till och gör det på
följande sätt.
Då du stämplar och har gjort omlott kommer en bild upp
a. I
bilden står INDATUM, intid, UTDATUM samt uttid.
Exemplet här under är också omlottstämpling under en och samma dag.
|
INDATUM |
intid |
UTDATUM |
uttid |
|
2004-08-17 |
08.00 |
2004-08-17 |
11.50 |
|
2004-08-17 |
10.00 |
2004-08-18 |
17.00 |
b. I detta fall är det samma datum och en stämpling kl 10.00 är gjord innan utstämpling på förra stämplingen klockan 11,50 när gjord.
c. I
detta fall hade personen middag mellan 11,50- 12,30 och vi tar och går in och
ändrar stämpling 10.00 till 12,30.
Sedan byter vi rad för att spara eller trycker [F2].
d. Redigerat och klart. Ingen omlottstämpling finns.
e. Tryck sedan knappen [Redigerat och klart].
11. Redigering
a. Tryck på ditt ID
b. Tryck knapp redigera signera
c. Och sedan kommer följande bild upp
d. Tryck [Enter].
e. [Tab] och stämplingar nedan kommer upp
f. Tryck ” Se även signerade” vilket gör att alla stämplingar visar sig
g. Tryck avvikelser och endast de stämplingar med övertidsmarkeringar och frånvarokoder visar sig.
h. För att redigera i griden så musmarkera den rad och fönster du vill ändra i . ([F4] för datumpopup)
i. Byt sedan rad för att spara när du gjort dina ändringar i griden.
j.
B
betyder begärd övertid, E övertid efter, F övertid före dagens tid och
siffran i komp betyder övertidstyp; 1= betald, 2= komp, 3 = tid mot tid.
k. Frånvarokod kan bytas. (för lista tryck [F4])
12. Övriga funktioner
a. Inre processer. Tillval
b. Byta frånvarokod vid en viss tidpunkt automatiskt. Välj datum tid och ny frånvarokod.
c. Byt schema
d. Ersättningar typ. Milersättning
e. Maskin (kostnadsställe) och snabbbyte av maskin
f. Andra stämplingssystem, Projektstämplingar, Indirekt tid, Jour samt tillverkning.
g. Saldoläge
h. Tidrapport sedan senaste löneutbetalningarna
i. Idebrevlåda
j. Dokument. (Kan vara vilka dokument som helst)
Instruktioner för att stämpla på arbetskort, benämnt Stämpling
Jobbrapportering
Detta
program heter TimeStampJobbX.
Stämplingen för arbetskort liknar till stora delar både ”gamla
jobbrapporteringen” och stämplingen för närvaro.
Här stämplar vi på varje operation i en tillverkningsorder, på indirekt tid
eller på en körplan.
1. STÄMPLA IN
a. När
du ska stämpla fyller du i ditt Stämplings ID, varvid ditt namn bör visas i det
högra fältet som en kvittens.
Går även att skanna in.
b. Ange
därefter numret för aktuell Tillverkningsorder samt aktuell operation.
De två fälten går att söka fram eller skanna in.
c. Knappen
[Stämpla IN] lyser grön om det är
dags att stämpla IN.
Om den röda knappen lyser är du redan instämplad
enligt systemet.
Prata med din löneadministratör om så inte är fallet för att se till att ni
kommer i fas.
d. Tryck [Enter], [Enter] och du är instämplad.
2. STÄMPLA UT
a. Ange din stämplingsidentitet. (ConstReg för att gråa eller ej.)
b. Det jobb som du håller på med visas dels i fältet nedanför din ID samt i matrisen till höger.
c. Innan du stämplar ut anger du hur många delar som är färdiga i det aktuella arbetsmomentet.
d. På samma sätt lyser nu den röda knappen [Stämpla UT] om det är dags att just stämpla ut.
e. Använd
tangentbord eller pekdon för att stämpla ut dig.
Så här signerar du som samordnare dina stämplingar.
I Prosmart Tid Advanced v2010 (TimeReg) går du via Tidsredovisning löpande; Signering; Signering stämplingar samordnare 23
varvid ett fönster med texten Redigering
och Signering Nr 23 öppnas.
Börja ALLTID
med OBS-listan
först.
OBS-listan är beskriven lite längre ner.
OBS-listan tar fram de fel som kan vara gjorda.
1. Välj först ID
a. De områden där du har signeringsrätt kommer fram.
2. Välj område
a. De stämplingar som tillhör området kommer i den över tabellen Stämplingar för redigering.
b. I mitten ligger tabellen Planerade avvikelser.
c. Längst ned ligger tabellen Kostnadsersättningar.
d. Du
kan välja att se endast avvikelser om du markerar checkboxen Visa bara avvikelser.
Då kommer endast övertid och frånvarokoder fram.
e. Vill du kan du se även de stämplingar som redan är signerade om du markerar checkboxen Visa även signerade.
f. Du kan välja en specifik anställd och välja fråndatum.
3. När du tycker att allt är OK trycker du på knappen [Signera rader].
a. Nu
blir de stämplingar som du hade framme signerade.
Dock ej de där markering för [Ej Signeras] finns.
b.
Alla stämplingar skall vara signerade innan
lönekörning.
Tips är att köra signering minst 2 gånger
per vecka.
4. Kolumner
a. Anstnr
b. Namn
c. Indatum
d. Intid eller Start
e. Utdatum
f. Uttid eller Slut
g. Markerad
om sjukskrivningen skall gälla även under ledighet.
Läkarintyg erfordras ofta.
OBS Detta är inte vanligt.
Denna gör så att längden på Företagstiden ändras
h. Frånvarokod [F4] för lista.
i.
Övertidskod B, E, F eller rastnummer.
B = Övertid både före och efter passet.
F övertid före pass.
E övertid efter pass
Rastnummret är i dessa fall den rast som den
anställde skall ha övertid för.
j. Msk är det kostnadsställe som används [F4] för lista. OBS, inte obligatoriskt.
k. Man blir markerad 1 då man ändrar en stämpling.
l. Anm = anmärkning
m. BER frvdat = beräknad frånvarotid.
n. EJ
sign markerad blir inre signerade då man trycker på
knapp för signering.
Då man måste utreda något vidare.
o. R är för markering att det är en tjänsteresa.
p. Mertidkomp markerad tas mertiden ut som komp.
Längst ut till högerfinns originaltider.
5. Därefter
kör vi OBS-listan.
Vyn som öppnar sig när vi klickar på knappen [OBS-listan] heter i Prosmart 2011 Obs-lista Nr 48.
Obs-listan uppdateras automatiskt vid nattkörning av TimeAut men går även att uppdatera manuellt genom rutinen Daglig uppdatering 45.
a. Denna lista kan skrivas ut via en av de två knapparna till höger om tabellen [Utskrift OBS-lista] och [Utskrift ej stämplad tid].
b. Korrigera varje rad här.
c. Felen kan bestå att de glömt stämpla.
d. Felet
kan bero på att de stämplat en stämpling för flera dagar.
Endast tillåten vid sjukdomar.
e. Felet
kan bero på överlapp.
Det vill säga att ena stämplingens slut är senare än nästa stämplings start.
Till exempel:
|
INDATUM |
intid |
UTDATUM |
Uttid |
|
2005-05-27 |
08.00 |
2005-05-27 |
16.00 |
|
2005-05-27 |
15.00 |
2004-05-27 |
19.00 |
Exemplet ger ett överlapp mellan kl 15.00 - 16.00.
f. Vid redigeringar trycker du alltid [Ej stämplad tid], eventuellt [Korrigera stämplingar].
6. Kontroll
Ej stämplad tid är den tid som EJ ÄR REDOVISAD men som systemet måste
ha ändå.
Tryck då på knapp [Förslag ej stämplad
tid] och kör igenom.
7. Kontroll
antal stämplingar betyder att den anställde måste stämpla minst 1 ggr/dag,
frånsett frånvaro,
eller att längden på en stämpling (frånsett frånvaro) ej
får överstiga X antal timmar.
Sätts på anställningsregistret.
8. EJ stämplad tid
a. Markera i OBS listan vilken anställd som gäller.
b. Tryck
på knappen [Förslag ej
stämplad tid] och följande bild kommer fram.
Detta är ett förslag från systemet på Ej
stämplad tid.
c. Fyll i radnummer om du vill redigera någon rad.
d. När raden är OK tryck på redigera och den redigerade raden åker ner i griden (excelarket).
e. När allt är OK trycker du på verkställ.
9. Tryck
på knapp [Stämplingar] …
… vid överlappsstämplingar eller av annan orsak vill redigera stämplingar.
a. Tryck
på knapp [Endast överlapp] och du
får bara upp de som har överlappsfelet.
Markerat med 1 efter anställningsnummer och namn.
När du är klar kör du kontroll stämplingar 1 gång till och ser att OBS-listan är tom.
Så här gör vi löneuträkning.
1. Gå
till Tidsredovisning löpande; Dagligt arbete; Daglig uppdatering 45
Ett fönster öppnar sig med namnlisten Uppdatering
saldo nr 45.
a. Uppdatering av stämplingar och Saldo
b. Klicka
på knappen [Starta(1)].
Daglig kontroll stämplingar.
2. Därefter kör vi Obslista.
a. Tidsredovisning löpande; Dagligt arbete; Obslista 48
Ett fönster öppnar sig med namnlisten Obs-lista Nr 48.
b. Gör dina urval av datum och signeringsområde.
c. Denna lista kan skrivas ut
d. Korrigera varje rad här.
i. Felen kan bestå att de glömt stämpla.
ii.
Felet kan bero på att de stämplat en stämpling
för flera dagar.
Endast tillåten vid sjukdomar.
iii.
Felet kan bero på överlapp.
Det vill säga ena stämplingens slut är senare än nästa stämplings start.
Till exempel in 2005-05-27 kl 08:00, ut 2005-05-27 kl 16.00.
Nästa stämpling in 2005-05-27 kl 15.00 ut 2005-05-27 kl 19.00.
Exemplet ger överlapp mellan kl 15.00 – 16.00.
e. Vid redigeringar trycker du alltid Korrigera stämplingar.
f.
Tryck på knapp endast överlapp och du får bara upp
de som har överlappsfelet.
Markerat med 1 efter anställningsnummer och namn.
g. När du är klar kör du kontroll stämplingar 1 gång till och ser att OBS listan är tom.
3. Gå
till Tidsredovisning löpande; Löneunderlag; Uträkning löneunderlag 24
Ett fönster öppnar sig med namnlisten Löneuträkning
nr 24.
a. Uppdatering av stämplingar och Saldo
b. Välj datum och område
c. Klicka
på knappen [Starta(1)].
Daglig kontroll stämplingar.
4. När
körningen är klar
Tidsredovisning löpande; Löneunderlag; Utskrift Lönekort 803
Ett fönster öppnar sig med namnlisten Utskrift
Lönekort.
a. Välj Anställningsnummer
b. Välj Datumintervall
c. Välj Löneadministrationsområde
d. De
olika valen därunder fås automatiskt och ställs in som default i parameterregister.
De kan självfallet även sättas per utskrift när så önskas.
Varje dag genererar
systemet en fellista.
Denna fellista bör man kontrollera dagligen.
Tidsredovisning löpande; Dagligt arbete; Obslista 48
Här nedan står det om fel som bör tas om hand om.
1. Överlapp
Stämplingar som ligger under samma tid för den anställde.
Till exempel anställd X stämplar in klockan 3 och ut klockan 5 och samma dag
finns en stämpling som börjar klockan 4 och slutar klockan 7.
Tiden mellan 4 och 5 finns det 2 stämplingar som har tid på.
Gå då in på valet [Stämplingar] och
fyll i checkbox [Visa endast överlapp]
och du kan se de stämplingar som är berörda av överlappstämplingen.
Redigera och stäng. OBS Detta kan hända nar man manuellt ändrar i stämplingar.
2. Ö-tid är i sig inget fel man har valt via parametersättning i parameterregistret att få med övertid på Obslistan.
3. Ej stämplad tid
Här skrivs i timmar den tid som fattas enligt schemat för anställd den dagen.
Gå in på [Förslag ej stämplad tid] och programmet föreslår den ej stämplade
tiden med en frånvarokod.
Ställs i parameterregistret.
4. Kontroll antal stämplingar
Om denna checkbox är ifylld beror det på att en stämpling utan frånvarokod är
för lång.
Maxtid ställs i anställningsregistret.
… eller att man har sagt att en daglig stämpling måste göras. Ställs i
anställningsregistret.
Orsaken till att man ställt att daglig stämpling måste göras kanske är att man
har sagt att man har såkallad förtroendetid.
5. Signeringsnummer.
Avdelningssigneringsnummer kanske och datum.
6. Veckovila
Om reglerna för veckovila inte uppfyllts.
7. Överlapp indirekt tid, att man stämplat DAGVIS på indirekta stämplingar.
8. Överlapp på jourstämplingar
9. Heldagsfrånvaro
Om denna checkbox är ifylld så betyder att en frånvarokod som man markerat som
heldagsfrånvaro
(att man bara får ha den frånvarokoden under dagen)
har beblandats med annan frånvarotid eller närvarotid.
Till exempel semester kan i många fall inte kombineras med annan frånvaro eller
tid.
10. Systemfel
Tryck på knapp [Visa systemfel] och kontrollera vad det berodde på.
1. Om du ska vara frånvarande stämpla ut med frånvarokod enligt nedan.
a. När
du ska stämpla ut Välj lämplig frånvarokod i listan.
När du valt tänds den röda knappen [Stämpla
ut med frånvarokod] istället för den vanliga [Stämpla ut].
b. Tryck in den röda knappen [Stämpla ut med frånvarokod] och din närvaro slutar och frånvaron börjar.
c. När du sedan kommer tillbaka så lyser knappen [Stämpla in från frånvaro] grön.
d. Tryck på den knappen och du är instämplad.
2. Byta
frånvaro
Den anställde kan byta frånvarokod själv om man vill dela upp en frånvarotid
med många frånvarokoder
a. Tryck på knapp byta frånvarokod
b. Välj sedan ett datum och klockslag då bytet skall ske
c. Välj sedan frånvarokod i listan.
d. Byt rad
e. Systemet kommer när tid är att byta den aktuella frånvarokoden
f. När frånvarokoden är bytt försvinner nu ovan inlagda posten.
g. Du kan göra hur många byten du vill.
h. OBS det måste finnas en stämpling med frånvarokod för att systemet skall bytas.
3. Frånvaro för de som inte stämplar.
a. Den anställde skall ha en stämpling med endast indatum ifyllt.
b. Avvikande
planering gäller skall vara ifylld.
Denna registrering gäller som stämpling
4. Under Tidsredovisning löpande; Dagligt arbete; Redigera stämplingar
a. Under planerat Lägger du in avvikelser från klockan till klockan med frånvarokoder
b. Övertidskoder o.s.v.
5. Förinställd
frånvaro.
Man kan sätta förinställd frånvaro, ofta semester, och den används när folk
kommer och arbetar lite på semestern och vill ha övertid för den tiden.
a. Gå in på Registervård Tidssystemet; Anställda; Anställningsregister Nr 127; Anställda stämplingsparametrar + schema 165.
b. Längs
ned i mitten finns en knapp som heter [Personligt
schema] som du trycker på.
En rutin med namnet Personlig ändring
degschema nr 120 öppnas.
c. Fyll
sedan i datum då man ska vara ledig.
Lämna dagschemafältet tomt samt en frånvarokod via [F2] som man vill ska gälla den dagen.
d. Frånvarokoden längst till höger gör att systemet räknar Lön från frånvarokoden den dagen.
e. Utelämnas frånvarokoden nedan betyder det att dagen är schemalöst om det inte är inlagt något dagschema där.
f. Detta register används också för att personligt lägga in något annat schema som personen ska arbeta på.
6. Vill
man kan man köra in frånvarokoder automatiska likt ovan från anställd till
anställd.
Det kan bli jobbigt att lägga in om man har många anställda.
a. Gå
in på Registervård Tidssystemet; Anställda;
Anställningsregister Nr 127; Anställda stämplingsparametrar + schema 165.
Ett fönster öppnas där det i namnlisten står Anställningsparametrar nr 165.
b. Längs ned i mitten finns en knapp som heter [Automatisk frånvaro] som du trycker på.
c. Följande bild kommer upp.
d. Kör från datum till datum …
e. från anställningsnummer till anställningsnummer …
f. … och från signeringsområde till signeringsområde.
g. Välj sedan frånvarokod längst ned.
h. Tryck på uppdatera.
i.
Systemet skapar nu poster för dagar då man inte
arbetar men att systemet ändå ger betalt
med frånvarokod för detta schema som personen skulle haft om man inte varit
ledig.
7. Enskilda
poster tas bort under Personligt schema
Redigering frånvaro
Under Tidsredovisning löpande; Dagligt arbete; Redigera stämplingar.
a. Välj ID. (Som har rättigheter)
b. Välj område
c. Fyll
sedan i anställningsnr. Indatum
Intid
Om personen har kommit tillbaka fyll i Utdatum och uttid, den tid som frånvaron avslutades.
d. Fyll sedan i rätt frånvarokod som du kan välja i en popuplista via [F4].
e. OBS om personen inte har kommit tillbaka så ska indatum, intid vara ifyllt men inte utdatum och uttid vilket man stämplar då man kommer tillbaka.
8. Masstämplingar
Man kan stämpla många på en gång om man vill.
Gå in på Tidsredovisning löpande; Dagligt arbete; Masstämplingar 104.
a. Välj alla [Alla anställda 1 gång].
b. Välj sedan från datum till och med datum samt vilken frånvarokod de anställda skall ha.
9. Vill
man kan man stämpla en anställd som till exempel är pappaledig 3 dagar per
vecka; måndag, torsdag och fredag med en frånvarokod under en lång period.
Gå in på Tidsredovisning löpande; Dagligt arbete; Masstämplingar 104.
a. Välj [En anställd].
b. Där kan du välja ett anställningsnummer …
c. … från vilka datum samt markera vilka datum som stämplingen skall gälla samt med vilken frånvarokod.
d. Markera sedan vilka dagar som skall generera stämplingen.
e. Uppdatera.
Börja med att gå in i Prosmart Tid Advanced.
Inställningar för tid finns menyvalt Registervård
Tidssystemet.
Upplägg anställda/anställningsregister
Följande val är obligatoriska (Huvud och olika flikar)
1. Id tilldelas automatiskt vi nyupplägg.
2. Anställningsnummer
3. Namn
4. Sista löneavräkningsdagen
5. Signeringsområde
6. Löneadministrationsområde
7. Schemakalender
Avancerade inställningar anställda
1. Eventuell avtalsprofil.
2. Eventuell Övertid.
3. Eventuell
Flex.
Gränser sätts på dagschema.
4. Sjukschema,
är ett särskilt schema som reglerar sjuktiden.
Detta schema skapas på samma sätt ett vanligt schema och kan användas istället
för vanlig frånvarokod för
att undvika att felräkning av tid då en halvtidssjukskriven anställd kommer x antal
minuter före arbetstidens
början och stämplar närvaro på tid då den anställde egentligen ska ha sjuklön.
Sjukschemat kan antingen göras med normaltider med flex
för in/ut-stämplingar eller
genom att i dagschema fylla i ”Special
sjukschema”, där sjuktid och arbetstid anges i timmar.
Man behöver då inte veta vilka tider den anställde skall vara sjuk.
Observera att start/slut på arbetstid anges till ett intervall som ger yttre
gränser för tillåten instämpling/utstämpling, Ex
00.00 resp 24.00.
Den tid som är sjuktid blir sjuktid oavsett hur den anställde stämplat.
5. Maskin
är ett kostnadsställe och kan via inställningar under lön ge speciella
lönearter.
Maskin stämplas i stämplingsmenyn.
6. Rättighetsgrupp kan ge olika rättigheter att gå in i menyer. Läggs upp under rättigheter och lösenord flik rättigheter och menykontroll.
7. Tvättid.
Används om omklädningstid/tvättid utgör betald arbetstid.
Tvättid lägger till/drar ifrån tid vid stämplingen med det antal minuter du
fyller anges.
Instämplingen tidigare i utstämplingen senare.
OBS! Glöm ej trycka på SPARA-knappen.
När inmatade uppgifter sparas, skapas även nya saldoregister för den anställde.
1. Sista löneavräkningsdagen skall vara ifylld.
2. Max
stämpeltid ger varning i systemet om en stämpling (utan frånvarokod) varar över
det antal timmar du fyller i.
Prosmart rekommenderar 23 timmar eftersom 24 timmar ibland genereras.
3. ”Kontroll daglig stämpling” kontrollerar så att stämpling görs dagligen.
4. ”Ej kontroll stämplad tid” gör så att med
nattlig automatkörning kommer ej varning ut att personen ej har stämplat.
Varning kommer då man via programmet kör ”Kontroll stämplingar” vilket oftast
blir tillsammans med lönekörning.
5. ”Avvikande planering gäller” checkad gör att vad som är ifyllt under avvikande planering gäller oavsett vad som är stämplat.
Nedanstående tre parametrar ställer in för den enskilde operatören vad som automatiskt skall komma upp när man stämplar.
1. Omlottstämplingsredigering. Om man stämplat omlott kommer en popup upp som visar den stämpling som är omlott. Man redigerar och går vidare.
2. Frånvarupopup vid stämpling. Kommer man försent på dagen
eller går för tidigt. kommer en popup
upp med förslag på frånvaro.
Frånvarokoden ställs in under avtalsprofil fliken Parametrar för ej redovisad tid.
Man kan på dagschemat ange mellan tider som frånvaropopupen
ej kommer upp.
3. [Operatören redovisar själv ej stämplad tid] checkad gör att om man glömt att redovisa en tid så kommer en popup upp som visar ej redovisad tid.
Se nedan.
1. Här
kommer förslag för ej stämplad tid som skall
redovisas.
En föreslagen frånvarokod kommer också upp.
Frånvarokoden ställs in under avtalsprofil flik Parametrar för ej redovisad tid.
Vill du att förslagen ska vara utan frånvarokod så tryck på knapp. [Nytt förslag utan frånvarokod].
2. För
redigering väljer du vilken rad som skall redigeras.
Redigera sedan i rutorna och när du är färdig tryck på knapp [Redigera].
Siffrorna går då ner i förslaget.
3. När du är nöjd med förslaget trycker du på knapp [Verkställ].
Längst ned visas befintliga
stämplingar under perioden.
Tips är att jobba här för att ställa in parametrar för anställd och schema.
Du får då upp följande vy där du samtidigt kan ändra schema och inställningar
stämplingar.
1. Avtalsprofil
2. Schemakalender
3. Markering om det skall vara flex eller inte för den anställde.
4. Markering om det skall vara flexrast.
5. Markering för inaktivering.
6. Markering om ej stämplad tid EJ skall upp på OBS listan.
7. Markering för om daglig stämpling ej gjorts kommer upp på OBS listan
8. Markering om den anställde själv skall redigera omlottstämplingar.
9. Markering om man ska få popup om man kommer för sent eller går för tidigt.
10. Markering om operatören skall få popup att redigera ej stämplad tid.
11. Maximal stämpeltid
12. Markering
om avvikande planering gäller som stämpling.
För de som alltid är inne.
13. Markering
om den anställde alltid skall ha övertid.
Gäller framför allt extraanställda.
Avtalsprofiler
Registervård Tidssystemet; Avtal; Upplägg avtalsprofiler 3
Öppnar ett fönster som heter Avtalsprofil
3 med nio flikar som beskrivs i urval nedan.
1. Övertidsparametrar
a. Övertid
i perioder om. ex period 30min, utstämpling efter 29 minuter ger 0 minuter
övertid.
Utstämpling efter 58 minuter ger 30 minuter övertid, utstämpling efter 62
minuter ger 60 minuter övertid. o.s.v.
b. Karens
övertid är antalet minuter som går innan man får övertid.
Om checkboxen ifylls, dras alltid det antal minuter som du registrerat oavsett
om karenstiden är överskriden.
Om checkboxen inte fylls i, dras ej karenstid då denna
är överskriden.
c. Övertiden kan beräknas på andra perioder än dag.
d. Kompfaktor om du vill ha annan kompfaktor än 1. (OBS läggs bäst på lönearter)
e. Systemet kan med automatik ge övertid om arbetspassen kommer för nära varandra.
2.
Parametrar
för avtalsinarbetad tid
a. Antal minuter/vecka.
b. Antal
minuter/vecka som fullt arbetad tid ger.
Kan grundas på schema eller arbetstid.
c. Du kan ge en löneart på avtalsinarbetad tid
3. Sjukscheman
Här fylls den sjukkod (frånvarokod) som ska genereras då man har lagt ett
schema för sjukfrånvaron.
Läggs på anställd
4. Mertid
En annan typ läggs på dagschemat.
Denna typ är det antal timmar före och efter passet som skall betraktas som
mertid.
a. Lägg även in den löneart som skall generera.
b. Du kan även lägga in klockstyrda mertidslönearter som t.ex. OB.
5. Veckovila
Här läggs regler för veckovila in.
a. Veckovila är det antal timmar som man måste ha varje vecka
b. Veckovila
2 14 dagarsperiod är det antal timmar man måste ha
andra veckan om man missat första veckan.
Det kommer varningsmeddelande om man missat veckovilan.
6. Parametrar för ej redovisad tid
a. Avdrag
för ej redovisad tid i perioder om man kommer för sent
1 minut dras ändå 10 minuter.
Markerar du checkboxen så blir det avdrag varje gång som man ej redovisar tid
under dagen.
b. Här
läggs den frånvarokod som ska gälla för ej redovisad
tid.
Denna kommer automatiskt upp som förslag då man kommer försent eller för tidigt
om man vill ha det så.
7. Övrigt
här läggs den löneart som du vill ska överföras till lönesystemet in för lokal
inarbetning samt helglön.
a. Fyller du i checkbox Avvikande planering gäller som stämpling gäller avvikande planering oavsett vad som stämplats.
b. Här
markerar du om avvikande planering skall gälla.
Ifylld så gäller avvikande planering oavsett vad som stämplats.
Tar då över.
c. Du kan även få varning då helgdag ligger på en vardag.
Principer för schemaupplägg
Under Registervård Tidssystemet; Schema; Schemaupplägg lägger man upp
schema.
Schema kan även hitta under Registervård
Tidssystemet; Anställda; Register anställda; Anställda stämplingsparametrar.
Du börjar alltid med att lägga upp ett dagschema med in och uttid och raster m.m.
Det man gjort är ett dagschema.
För att systemet skall veta vilket schema som gäller för personen idag måste
dagscheman kopplas till en schemacykel.
I schemacykeln talar rad för rad.
Om vilket schema vi börjar med
och hur många dagar vi skall ha det schemat.
Har man sedan ett annat schema som följer talar man i nästa rad om vilket
schema som gäller och hur många dagar i rad man skall det schemat.
Är man ledig markerar man på nästa rad inget schema alls och hur många dagar i
rad man inte har något schema alls.
Ofta har man efter 7 dagar fullgjort en cykel vilket innebär att man efter att
ha lagt in sju dagar inte lägger in några fler rader.
Man låter denna cykel gälla vecka efter vecka från och med datum till datum.
Notera att startdatum kan i princip vara vilken dag som helst i veckan men är i
nästan alla fall en måndag.
Sedan trycker man på [Spara] vilket
uppdaterar systemet med kalenderdagar med scheman och ledighetsdagar.
Sedan har man avvikande dagar som lägger in.
Observera att dagschemats namn
måste vara olika så att vi slipper förväxlingar.
Tryck Alt + C och du får upplägg schemakalender.
1. Välj
ett nummer och ett namn samt tala om hur stor % sysselsättningsgrad som schemat
avser.
Avtalsinarbetad tid vilket många har kräver detta.
2. Tala
sedan om från vilket datum och till vilket datum som schemat gäller.
OBS fråndatum är i allra flesta fallen en måndag OBS.
3. Gå
sedan ner i högra gridden och tala om radnummer.
Kan vara 1, 2, 3 och så vidare fast många använder 10, 20, 30
eftersom det är lättare att lägga in rader i mellan.
4. Tala sedan om hur många dagar man skall ha schemat (eller ledigheten)
5. Därefter talar man om vilket schema som gäller den eller de dagarna. Är man ledig så skriver man inget på ruta Dagschema.
6. Spara
i gridden genom att byta rad.
Spara sedan med knappen så att
systemet uppdateras!
I exemplet börjar man med 5
dagar med dagschema 01.
Med andra ord måndag till och med fredag har man schema 01
med de tider som gäller för schema 01.
Sedan har man 2 dagar ledigt, lördag och söndag.
Det blir sammanlagt 7 dagar vilket är en cykel.
Cykler i dessa sammanhang är uteslutande veckovis 7 dagar eller14 dagar.
Har man 2 skift så fortsätter man bara med ytterligare rader för 7 ytterligare dagar
Under avvikelse lägger man sedan in avvikande dagar.
Schemat som man gjort läggs sedan in under Registervård Tidssystemet; Anställda; Anställningsregister 127; Anställda huvudregister.
Har man avvikelser läggs dessa
in under Registervård Tidssystemet; Anställda;
Avvikande anställningsförutsättningar.
Där ni från datum till och med datum talat om att det finns en avvikelse för
personen som har ett annat schema för en tid.
Schematyper
Olika schematyper av dagschema fyller olika typer av funktioner.
Vanligt dagschema är med fasta gränser för start och slut och med fasta raster
Flex
Om flex användes ska flex
vara markerat på på dagschemat och på den anställde.
Flex innebär att man får betalt för full tid men
arbetstiden kan variera från dag till dag.
Schemat har en tidigast IN senast IN och sedan ett Tidigast UT och senast UT.
Mellan dessa tider får den anställde variera sitt pass.
Arbetar man mer eller mindre än normaltiden samsas detta på ett flexsaldo.
Flexsaldo kan sedan ha gränser för max och min.
Är Man under Min kan man t.ex. ge tjänstledigt istället.
Flex passar bra på vissa arbetsplatser men sämre på
andra.
Alltidsschema
Är ett schema där man visserligen har en tid/dag som måste uppfyllas.
Man talar inte om när man arbetar.
Detta används ibland för tjänstemän som inte har övertidsersättning.
Sjukschema
Är ett schema som talar om att man är sjuk oavsett om man stämplat eller inte.
Detta används för deltidssjukskrivna för att man ofta får några minuter som den anställde stämplar som
arbetstid men skall vara sjukskriven.
Den anställde kanske skall arbeta mellan 9 och 11 varje dag och resten
sjukskriven.
När den anställde stämplar in kanske 8,55 och ut 11,03 blir dessa 5 + 3 minuter
arbetstid men skall egentligen vara sjuktid.
Sjukkoden läggs in under avtalsprofil.
Sjukschemaspecial talar man bara om hur många timmar som skall vara sjuktid och hur många timmar som skal vara arbetstid.
Mertid kan läggas upp under schema Mertid . Mertid är en tid som
den anställde inte får övertidsersättning i normal omfattning för.
Betalning kan vara normalbetalning eller lägre Övertidersättning.
Sätts på 3 sätt.
Antingen antal timmar före efter passet som ger detta,
eller antalet timmar på pass som skall vara uppfyllt innan ”Riktig” övertid
ges,
eller tills ett schema som vars totaltid under löneuträkningsperioden skall
vara uppfyllt innan övertid ges.
Innan den tiden överskrids ger systemet normaltid.
Extraanställda skall oftast inte ha vanligt schema utan endast en
egen avtalsprofil med övertid som ger vanlig timpenning.
Den extraanställde ställer man att det alltid blir övertid markerat på tiden
(Under anställd).
Vanligt schema
Under Registervård Tidssystemet; Schema; Schemaupplägg lägger man in dagschema med start och slut och raster.
1. Nr
och namn skall vara unika.
Försök att göra namnet på dagschemat beskrivande.
2. Fyll
i Start och slut.
Har man inte kryssat i Flexschema följer tidigast in
senast in tidigast ut senast ut med och får samma värde som in och ut.
3. Om
man börjar passet på ena dagen och slutar på nästa dag så fyller du in ”Över
dygnsskifte” med värde 1 eller –1.
Om man börjar och slutar på samma dag så ska det stå 0 där.
Eftersom schemakalendern varje dag ger ett dagschema så måste systemet veta om
man
till exempel vid dygnsöverskridande börjar kl 22 den dagen eller om man börjar
kl 22 dagen innan.
Skriver man -1 så börjar man dagen innan, klart vanligast.
Skriver man 1 så börjar man samma dag och slutar nästa dag.
Detta har stor betydelse om man t.ex. är ledig 1 Maj.
Frågan är då om skiftet som börjar dagen innan 1 maj är ledigt, eller om
skiftet som börjar kl 22 1 maj är ledigt.
Observera att vanligast är att skiftet som slutar på den aktuella dagen är
ledigt.
4. Raster
med start och slut.
Rastflex mintid gås igenom under flex.
5. Lokal
inarbetad tid längst ner till höger är tid som arbetas in under saldo lokalt
inarbetad tid.
En del arbetar in 10 minuter/dag för lediga dagar någon gång.
6. Övertidsraster är om man på schemat inte vill betala övertid under speciella tider.
7. Längst upp till höger kan man lägga lönearter för tider under schemat men det är inget som rekommenderas.
Flexschema
Gå in på Registervård Tidssystemet; Anställda; Anställningsregister 127; Anställda
huvudregister.
(Alternativt Registervård Tidssystemet;
Anställda; Anställningsregister 127; Anställda stämplings parametrar + schema
165 .)
1. Välj fliken Avtalsparametrar.
2. Markera rutan Flex
3. Spara
Gå sedan in på schema Registervård Tidssystemet; Schema; Upplägg DagSchema 27
Du är nu inne på upplägg dagschema.
1. Dagschemanr och benämning
2. Markera att detta är ett flexpass.
3. Start och slut för normaltid
4. Fyll sedan i tidigast in senast in tidigast ut och senast ut
5. Markera
–1 eller 1 (Om man räknar passet från kl 22 dagen
eller 22 dagen innan. Vanligtvis –1).
Markera 0 för vanligt pass utan dygnsöverskridande.
6. Raster längs ner med start och slut.
7. Rastflex är om man stämplar raster (mycket vanligt då flex förekommer) och man vill att rasten ska vara flexibel
mellan vissa tider.
Fyll då in dessa tider, samt markera att anställd skall ha flexrast.
Fyll i samband med rastflex in vilken frånvarokod som
den anställde skall få om rasttiden överskrids.
8. Mintid
Om man vill att om personen stämplar vanlig stämpling på rasten och
är mindre än rasten så ger systemet den lönart som
fyller i längst till höger.
Den lönarten kan t.ex. ha flex
på sig och ge flex. Läggs upp på upplägg lönearter.
9. Sedan
väljs [Alt + C] för att lägga in ett
eller flera dagschema i schemacykel.
Registervård Tidssystemet; Schema; Upplägg Avtalslöneschema grid 31
1. Här lägger man in gränser för min och maxflex.
2. Skall
systemet aldrig gå över eller under minflex markerar
du respektive checkbox.
Används sällan. OBS är dessa checkboxar ifyllda fungerar systemet automatiskt.
3. Fyll i löneart för vad som händer om systemen går över/under gränsvärdena.
OBS om systemet EJ är inställt på ”Aldrig under/över min/max så måste man köra program
Leta efter ej
tillåtna minussaldon som ligger under Tidsredovisning
löpande; Saldohantering; Leta efter ej tillåtna minussaldon 192.
Bocka för flexsaldo och saldo kommer att ändra sig
JUST DEN DAGEN.
1. Markera checkbox
2. Välj datum
3. Uppdatera
Schema
som inte är tidsbestämt
Använd oftast för tjänstemän som har ej reglerad arbetstid, men där man vill mäta tiden ändå.
1. Nr och namn
2. Fyll i 0-24 på start och slut
3. Fyll i antal timmar som är dagens mått.
4. Markera att specialtid användes
5. Fyll sedan i eventuella raster
För dagar då man inte arbetar (lördagar och söndagar) markerar du att specialtid användes men 0 timmar för schematid.
Läggs sedan in i schemacykel.
Sjukschema
För deltidssjukskrivna som arbetar någon eller några timmar/dag så kan man lägga sjukschema som gör att man får sjuktid oavsett om man stämplat eller ej.
Problemet är när man är sjuk men ska
arbeta mellan klockan t.ex. 9 – 11 så stämplar vederbörande in kl 8,55 och ut
11,03.
Detta gör då att 5 + 3 minuter blir arbetstid istället för sjuktid.
För att undvika detta gör man ett helt vanligt schema som gör att den arbetstiden
på det schemat blir SJUKTID oavsett om man stämplat eller inte.
OBS RASTER OCH LOKALT INARBETAD TID MÅSTE LIGGA DÄR DE ANNARS LIGGER.
Schemat läggs sedan under Sjukschema under anställningsregistret eller sjukschema under avvikande anställningsförutsättningar
Registervård Tidssystemet; Anställda; Avvikandeanställningsförutsättningar 37 från datum till datum på anställd.
Sjukkod ska vara noterad under Registervård Tidssystemet; Avtal; Upplägg avtalsprofiler
3, rutinen Avtalsprofil nr 3, fliken
Sjukschema
Där lägger man frånvarokoden som gäller vid sjukdom.
Sjukschema
special
Används för deltidssjuka då man vet hur lång tid man ska arbeta per dag men inte vet när.
1. Nr och namn
2. Fyll i start och slut 0 – 24
3. Markera att det är ett sjukschema special
4. Fyll sedan i sjuktid och därefter arbetstid
5. Eventuella raster
Detta läggs i anställningsregistren
(Anställningsregister och avvikande anställningsförutsättningar) som vanligt
schema.
Sjukkod ska vara noterad under Registervård
Tidssystemet; Avtal; Upplägg avtalsprofiler 3.
Där lägger man frånvarokoden som gäller vid sjukdom.
Mertid
Används oftast då man inte arbetar heltid och inte skall ha övertid förrän
dagens arbetstidsmått är uppmätt eller att löneperiodens tidmått är uppnått.
Det kan också vara så att ett visst antal timmar före och efter ett pass får
man inte övertid förrän efter den tiden.
Nedan går vi igenom dessa 3 alternativ.
1. Vi
börjar med att visa alternativen med ett visst antal timmar före och efter som
ger en annan löneart mertid.
Gå under Registervård Tidssystemet; Avtal;
Upplägg avtalsprofil och fliken Mertid.
a. Välj det antal timmar före och efter pass som mertidlönearten skall gälla. (kan givetvis vara vanlig timlön.)
b. Välj sedan vilken löneart som gäller.
c. Längst ned kan du välja tidsbundna lönearter.
d. Välj dagschema.
2. När
du vill att ett visst antal timmar på ett schema skall vara fullgjort innan
övertid börjar räknas.
Innan dess från att schemats tid tagit slut till övertiden börjar gälla gäller
mertidslönen upplagt under avtalsprofil. Se ovan.
a. Här lägger du in det antal timmar som skall ha gjorts innan riktig övertid börjar gälla.
3. Om du vill att innan en deltidare får övertid skall ett heltidsschemas tid vara fullgjort …
a. …
använder du det heltidsschema som finns och lägger det under
Registervård Tidssystemet; Anställda; Anställningsregister
anställda; Anställda huvudregister.
b. Här lägger du det schema som skall vara uppfyllt innan övertid ges.
OBS!
I detta system får man normaltid (Ej mertidslön
upplagt underavtalsprofil) tills detta schemas tid är uppfyllt.
VARNING
Lägger du ett schema utan tid här så får personen övertid direkt.
Schema
för extraanställda
Har man extra anställda som kommer någon gång ibland så gör man på följande sätt.
Den anställde får inget schema alls
men man lägger in en speciell avtalsprofil under
Registervård Tidssystemet; Avtal; Upplägg
avtalsprofil.
På den lägger man in 24 timmar om dygnet timlön för övertid. (OB + annat).
Ställ sedan på anställd in att den anställde stämplar övertid jämt.
För att personen inte skall få betalt under raster gör man följande under ett dagschema som läggs i schemakalender som sedan läggs på den anställde.
1. Nr och namn.
2. Lägg från klockan 00:00 till klockan 24:00.
3. Lägg sedan raster på övertid.
På avtalslön upplägg
avtalslöneschemat läggs sedan upp lönearter som passar för den extraanställde.
Om den extraanställde arbetar regelbunden på en viss tid läggs schema som
vanligt.
Schemaavvikelser
Schemaavvikelser kan läggas på flera olika sätt.
Man kan under Registervård Tidssystemet; Anställda; Avvikande anställningsförutsättningar kan man lägga från datum till datum ett annat schema.
För att arbeta med avvikelser
föreslår vi at ni arbetar med följande:
Upplägg Anställda; Anställningsregister
anställda; Anställda stämplingsparametrar.
Här kan man enkelt byta schema
1. Tryck på knappen [Visa schema] och schemat som gäller kommer upp.
2. Här kan du lägga upp schema
3. Här kan lägga in schema för alla och görs framförallt då alla är lediga
4. Här läggs avvikelser för just ett schema in
5. Finns
det en personligt schemaavvikelser som bara gäller den personen läggs den in
här.
Lägger man in en frånvarokod på personlig frånvaro gör systemet automatisk
frånvaro på den dagen utan stämpling.
Systemet tar då endast emot övertid.
Kan vara bra på semestrar då till exempel reparatörer arbetar någon timma.
6. Vill
man kan man massinlägga automatiskt frånvaro.
Detta är massinlägg av personlig frånvaro med en frånvarokod.
Systemet tittar först Avvikelse allas
schema sedan schemaavvikelse och till sist personlig schemaavvikelse.
Finns personlig schemaavvikelse så är det alltså den som gäller oavsett vad som
ligger på andra ställen.
Avvikande dagar skall även läggas in avvikande typdagar.
Tidsredovisning löpande; Avvikande schemadagar; Avvikande avtalstypsdagar 10.
1. Lägg in avtalsprofil
2. Lägg in datum
3. Typdag
4. Markera
att varning helgdag skall komma upp på tidsspecifikationen.
Välj alltid datum med [F4] för urvalslista.
Saldo
1. Det finns följande saldo i systemet:
a. Flexsaldo
b. Komp
c. Tid mot tid
d. Avtalsinarbetad tid
e. Lokalt inarbetad tid
f. Semester
g. Gammal semester
2. Flexsaldo regleras med flexschema.
3. Komp fås då man arbetar över och ger i
vissa fall mer tid i saldot än man arbetat in.
Faktor för detta sätts under avtalsprofil samt under lönearter.
4. Tid mot tid fås då man arbetar över och ger 1 timma i saldo för varje timme man arbetar.
5. Avtalsinarbetad tid får man ett visst antal minuter i veckan. Hur många ställs in under Upplägg avtalsprofiler.
6. Lokalt inarbetad tid läggs in under dagschema som ger en viss tid/dag som ofta tas ut i hela lediga dagar
7. Semester läggs in under ett särskilt
register.
Semester kan fås både i dagar och timmar.
Kan tas ut som halva semesterdagar.
På frånvarokoder sätts om
något av dessa saldon ger uttag av respektive saldo.
För att skapa saldon första gången trycker du på Skapa saldon längst ned på
anställningsregistret.
8. Under
Registervård Tidssystemet; Grundregister;
Saldohantering 73
Knappen [Samlingssaldo]
([Automatöverföring] används sällan)
a. Välj
samlingssaldo.
Observera att detta saldo är fiktivt, endast för visning av ögonblicksbild.
b. I
detta program kan man lägga ihop saldon till ett saldo.
Detta är för att slippa böka med för många saldon.
c. Fyll i en etta längst upp
d. Välj vilket saldo som de valda saldona längst ned skall hamna i.
e. Längst ned markerar du vilka saldon som skall vara med.
f. Spara.
Saldo
inlägg
1. Komp
Man får komp då man arbetar över med övertidskod 2.
Ibland på vissa avtalsområden får man mer i komp än den tid man arbetat.
Man kanske arbetar 1 timme och får 1,5 timme i komp.
Man kan också få betalt i pengar + tid i kompbanken då man arbetar över.
Fyller man inte i något får man 1 timmes komp för 1 timmes övertid.
Under Registervård Tidssystemet; Avtal; Avtalsprofiler
3, vilket öppnar fönstret Avtalsprofil
nr 3,
får man i första flik Övertidsparametrar
möjligheten till att ändra kompfaktorn från 1 till något annat.
Ifyllt blir det andra värdet.
Man kan också under Registervård
Tidssystemet; Lönearter; Lönearter lägga in ytterligare en kompfaktor för
den löneart som man kört in i systemet.
Fönstret har i namnlisten texten Uppläggning
lönearter Nr 5.
Vilken frånvarokod som markerar uttag komp markeras på frånvarokoder.
2. Tid mot tid
Får man då man väljer 3 som övertidstyp.
Man får alltid 1 timme för varje arbetad timme tid mot tid
Vilken frånvarokod som markerar uttag tid mot tid markeras på frånvarokoder.
3. Lokalt inarbetad tid
På dagschemat väljer du under grid Lokalt inarbetad tid mellan vilka
klockslag som
systemet skall ta tid från och lägga in på bank Lokalt inarbetad tid.
Vilken frånvarokod som markerar uttag lokalt inarbetad markeras på
frånvarokoder.
4. Avtalsinarbetad tid
Under Registervård Tidssystemet; Avtal; Upplägg
avtalsprofiler 3 lägger man under
flik Parametrar för avtalsinarbetad tid
in hur många minuter/vecka som man får på saldot.
Man kan antingen välja att
a. Schema ger minuter/vecka i saldo
eller väljer man Arbetad tid ger
minuter/vecka.
b. Man
sätter sedan på varje frånvarokod för sig om de ska ge underlag för
avtalsinarbetad tid.
Vilken frånvarokod som markerar uttag avtalsinarbetad tid markeras på
frånvarokoder.
5. Flex
Ställs in vi dagschema se Upplägg flexschema.
Vilken frånvarokod som markerar uttag flex markeras
på frånvarokoder.
Man kan om man vill både ta ut flex på raster och
vanligt.
6. Semester
Under Tidsredovisning löpande; Saldohantering;
Inlägg semester 74 lägger man in semesterdagar.
Vilken frånvarokod som markerar uttag semester markeras på Uppläggning frånvarokoder 8.
7. Sparad semester
Hanteras manuellt.
Vilken frånvarokod som markerar uttag semester markeras på frånvarokoder.
Redigera
saldon
Så här redigerar du saldo.
1. För
att få saldo överhuvudtaget ska du under
Registervård Tidssystemet; Anställda;
Anställningsregister Anställda; Anställda huvudregister
a. Fönstret Anställningsregister 127 öppnas.
b. längs ned trycka in Skapa saldon vilket skapar grundsaldon.
2. Sedan går du in på Tidsredovisning löpande; Saldohantering; Manuellt inlägg saldo från föregående period 93.
a. Här
lägger man in datum som är bottendatum.
Med andra ord; det datum som programmet börjar räkna ifrån, samt det saldoantal
som gällde då.
b. Systemet räknar alltid om saldot från det datumet och från det saldo som är inlagt där.
c. Från denna meny fyller man i komp, tid mot tid, lokal inarbetning, semester, sparad semester och avtalsinarbetad tid.
3. Under
program Tidsredovisning löpande;
Saldohantering; Manuellt inlagt flexsaldo från
föregående period.
Här lägger man in bottensaldo likt ovan fast för flex.
a. Datum
man räknar ifrån samt saldot vid det aktuella datumet.
Eftersom systemet alltid räknar från botten vill man flytta fram detta datum
utan att saldosystemet ändras.
4. Man
kan också vilja ta bort stämplingar från systemet och av den orsaken kanske
flytta fram bottensaldot.
För att göra detta tar du Tidsredovisning
löpande; Saldohantering; Manuellt ändra alla saldo ang
fråndatum eller nollställa.
a. Vill
du se gamla frånsaldon tryck på knappen [Visa
gamla frånsaldo].
Saldona visas längs ned.
b. Välj giltigt ID för löneområde.
c. Välj sedan det löneområde som gäller. (man kan ha flera)
d. Bocka för de saldon som skall flyttas datum på, denna rad och neråt.
e. Vill du nollställa saldon markerar du för ”nollställa alla” för respektive saldo, denna rad och neråt.
f. Välj datum. Om du väljer ett datum får du automatiskt samma datum för alla.
g. För avtalsinarbetad tid väljs vecka, typ 200627.
h. Tryck på knapp uppdatera och allt blir uppdaterat och klart.
i.
Om du gjort fel kan du alltid välja [Ångra tillbaka till gamla saldon].
Detta gör att gamla värdet innan uppdateringen kommer tillbaka.
OBS endast 2 gånger går att ångra.
5. Vill
du se hur saldon förändrar sig?
Välj Tidsredovisning löpande;
Saldohantering; Saldolista dag för dag.
6. Behöver
du ändra i något saldo via stämplingar som har blivit ändrade.
Välj Tidsredovisning löpande;
Saldohantering; Uträkning saldo anställd 117.
7. BYTA SALDO
Under Tidsredovisning löpande;
Saldohantering; Byte saldo nr 187 kan du byta från ett saldo till ett annat
saldo.
Du kan även byta ett saldo till en löneart, kanske övertid eller timtid.
a. Datumet överst är endast så att man slipper alla gamla saldobyten.
b. Välj anstnr
c. Datum
d. Välj frånsaldo
e. Välj frånsaldo antal
f. Välj till saldo
g. Välj till saldo antal
h. Välj sedan om systemet skall ge någon eventuell löneart och antal
i. Byt rad och systemet kommer att redigera saldo med hänsyn till denna post.
8. Nolla saldon
Vill du nolla ett saldo och eventuellt föra över det till ett annat saldo så
går du på:
Tidsredovisning löpande; Saldohantering;
Byte och nolla saldo.
a. Välj från anstnr till anstnr
b. Välj sedan från saldo
c. Välj till saldo
d. Om du vill kan du välja eventuell löneart.
e. Starta
f.
Vi har nu uppdaterat byte saldo med en post som
motsvarar tömning av valt saldo och inlagt på annat saldo.
OBS som överst beskrivet skall datumet vara efter siste löneavräkningsdagen om
man vill få med det på lönespecifikationen.
Kanske naturligt men ändå att tänka på.
9. Du kan titta på gjorda poster under Tidsredovisning löpande; Saldohantering; Byte saldo 187 där systemet skapat poster.
10. Checka så att inte saldogränser överskrids
Under Registervård Tidssystemet; Avtal;
Upplägg avtalsprofiler 3
och flik Saldogränser lägger man upp
gränser för hur mycket saldon får röra sig.
a. Längst
upp lägger man om man vill byta HÅRT I RÅSTÄMPLINGAR DÅ SALDO ligger på minus,
samt vilken frånvarokod som användes. Används givetvis tjänstledigt så att
personen ej får betalt.
Detta gör att stämplade till exempel uttag tid mot tid byter vi frånvarokod
till vald frånvarokod.
I mitten fyller man i med 1 det saldo som ej får understiga 0 i saldoantal man
fyller sedan i med 2 för det saldo som skall fylla upp
och 3 för det saldo som tar vid då saldo 2 inte finns något på. O.s.v. till 6
om det behövs.
b. Längst ned är registrering för om flexsaldot har gränser för min och max.
c. Tala om vilken löneart som gäller om man kommer under min (typ tjänstledigt)
d. Tala om ifall det skall vara minusmarkering på lönearten. (beror på lönesystemet)
e. Tala sedan om vad som händer om man kommer över max (en del betalar timlön en del inget alls)
f. Om man markerar att systemet aldrig får ha flex över max eller under min behöver INGEN extra körning köras för att hantera flexsaldo.
g. OM man EJ har valt Aldrig över max och aldrig under min (antingen båda ikryssade eller inget alls) så måste körning enligt nedan köras.
11. Program
för redigering saldo. Gäller INTE för flexsaldo om [Aldrig under min] eller [Aldrig över max] är bockat i.
Gå till Tidsredovisning löpande;
Saldohantering; Leta efter ej tillåtna minussaldon
a. Registrera från anställningsnummer till anställningsnummer …
b. … från löneadministrationsområde till löneadministrationsområde
c. Kör en gång först utan några checkboxar ifyllda så ser du hur det ser ut med saldona.
d. Behövs redigering tryck i checkboxar och kör.
e. OBS Redigera i stämplingar tar väldigt lång tid.
f. TIPS Kör först redigera och lägg om i saldon.
Redigera och lägg om i saldon först innan man kör automatredigeringar i stämplingar.
Går det långsamt att jobba med stämplingar?
Ändra på det genom att köra
rutin 55 och 184 enligt nedan.
Prosmart Tid Advanced (TimeReg)
1. Ni
kan ändra eller nollställa saldon från angivet datum.
Gå till Tidredovisning
löpande/Saldohantering/Ändra alla saldon angående fråndatum eller nollställa 55
Fönstret som öppnar sig har namnet
Nollställning eller uppdatering av saldo Nr55
a. Ange ID.
b. Markera de saldo som skall påverkas.
c. Markera
eventuellt som aktuellt saldo skall nollställas.
VARNING! Att nollställa är inte
vanligt men kan till exempel användas för utbetalning i pengar för kompsaldo.
d. Ange datum.
e. Tryck på knappen [Uppdatera].
Här finns möjlighet att ångra via knappen [Ångra tillbaka till gamla saldon]. Max två gånger.
2. Rensa
och för över äldre stämplingar till ett eget register med datum äldre än ovan
angivet datum.
SKALL vara innan Sista
löneavräkningsdatum.
Gå till Registervård Tidssystemet/Grundregister/Rensa
stämplingar och dagkort 184.
Rutinerna som öppnar sig heter rensa
stämplingar.
Detta gör att uträkningar och dagligt arbete med aktuella stämplingar skall
gå snabbare.
a. Välj från och till anställningsnummer
b. Välj till vilket datum som rensning samt överföring skall.
c. Var noga med att bocka för rutan [Lägga över dagkort till statistik dagkort]
d. Klicka på knappen [Starta rensning av stämplingar]
3. Förklaring
om hur systemet fungerar.
Ändra INTE här eftersom uträkning måste göras av systemet så att det nya saldot
blir rätt.
Sätt ny ”grund”.
Gå till Tidredovisning
löpande/Saldohantering
a. Manuellt inlägg saldo från föregående period 93
b. Manuellt inlägg flexsaldo från föregående period 93
c. Manuellt inlägg ingående ackumulerat sjukdom övertid mm 93
Rutinerna som öppnar sig heter I botten liggande saldo nr 93
Sätt in saldo och från vilket datum det gäller för respektive
anställningsnummer,
det datum som systemet fortsättningsvis skall räkna fram aktuellt saldo från.