Klicka i
innehållsförteckningen för att komma till önskad del av hjälpen.
Tryck [home]
på ditt tangentbord för att komma tillbaka till innehållsförteckningen
För bästa visning.
Verktyg i MS Internet Explorer välj
Helskärm. Välj även Calibri som Teckensnitt
under Internetalternativ fliken Allmänt.
I Mozilla Firefox välj Helskärm
under Visa. Välj Calibri som Teckensnitt
under Verktyg, Inställningar och fliken Innehåll.
Flödesschema för
arbetsprocesser i Inköp
Leverantörer
Flik 3 Kontaktpersoner
Leverantörer
Flik 4 Kvalitetsparametar
Registrera/Ändra
Inköpsorder Flik 1
Skapa
Inköpsorder Flik 2 Huvud 2
Skapa
Inköpsorder Flik 4 Rader forts
Fakturakontroll
(Leverantörsfaktura)
Summariskt flödesschema för hantering av inköp.
Gå till rutin Skapa analys för att få hjälp med att se var
det föreligger brister. Fyll i Artikelkod Fyll i Antal Pris och
eventuell Rabatt hämtas via
Artikel, Leverantör, Prislista Spara
rad [F2] Spara
order [F2] Skriv ut inköpsorder med knappen Rader Flik 3 Fyll i leverantörens ordernummer. Vår
referens hämtas från Handläggare
i aktuell Leverantör. Fyll i eller välj leverantörens referens. Leveransvecka Information hämtas från leverantör
till det aktuella inköpet. Ju mer noggrant ni har lagt upp
artikeln och leverantören desto fler styrningar sker automatiskt. Gå till
rutin Inköpshuvud Se till att inställningar i nedanstående Leverantörer Artiklar (Kalkyl/Lager/Förråd) Kontogrupper Bekräfta inköp Justera eventuellt delar av
inköpet. Att komplettera med leverantörens
ordernummer är bra om vi inte har fått det innan. Underlättar när
leverantörsfakturan kommer. Markera Godsmottagning
Behovsanalys
Sök med [F4]
Nu skapas inköpsnummer
[Skriv ut]
Inköp
Flik
1 och 2
rutiner med flera är korrekta
Slutleverans eller
Delleverans om det som rutinen
väljer inte stämmer med det ni vill.
Leverantörsregistret
innehåller uppgifter om era leverantörer.
Registreringsbilden består av ett fönster med flera flikar.
Du kan här välja ambitionsnivå, med andra ord hur
mycket uppgifter ni själva vill lägga in.
Bland de vanligaste felmeddelanden
man får vid nyupplägg av leverantör är dock att uppgifter saknas.
Innan du börjar knappa in en ny Leverantör måste du se
till att du har några begrepp klara.
Gå in i första fliken Param/Lev.adress
och kontrollera att du har dessa uppgifter tillhands.
Tips!
Lägg upp en Leverantör som får Levnr = 99 och namnet Mall-Lev.
När du sedan lägger in köpartiklar och blir osäker om Leverantör,
använder ni 99 Mall-Lev
för att snabbt kunna fortsätta att registrera artiklar.
Sedan kan du ta ut en lista på 99 Mall-Lev för att byta till den rätta leverantören.
Knappen
[Leverantör nummer]
Leverantörens nummer skall vara numeriskt d.v.s. det får inte innehålla
andra tecken än siffror.
Namn
Kan skrivas med versaler eller gemena blandat.
Observera att fältet är sökbart och man bör vara konsekvent.
Att skriva blandat versaler och gemener ger bra läsbarhet
samt tar mindre plats vilket märks inte minst vid utskrifter.
Knappen
[Kopiera]
Det kan du göra med en
knapptryckning.
Du väljer ett nytt Leverantörsnummer och får med alla uppgifter från den du
kopierat och går in och ändra det som behövs
Ett tips kan vara att lägga in en standardleverantör till exempel
leverantörsnummer 99 Namn Mall-Lev med
standarduppgifter som du sedan kopierar från.
Knappen [Nytt
NR]
Vid val av Leverantörsnummer vid upplägg av ny Leverantör finns två
möjligheter.
Skriv in ett valfritt nummer som inte använts tidigare eller tryck på [Nytt NR] och Prosmart väljer nästa
lediga nummer.
Du kan själv ändra startnummer i Registervård - Registervård Inköp –
Redigera Flaggor.
Adress
Detta är normalt utdelningsadressen för post.
Adress 2
Används om utdelningsadressen behöver två rader.
Besöksadress
Är mest en upplysning.
Postadress
Består av fältet för postnummer och fältet för ort.
Observera att fälten i olika sammanhang är sökbara och bör därför skrivas
konsekvent.
Med eller utan mellanslag, versaler eller blandat versaler och gemener.
Vi rekommenderar blandat versaler och gemener eftersom land skall skrivas med
versaler.
http://sv.wikipedia.org/wiki/Postadress
Land
Är inte obligatoriskt för svenska kunder, endast upplysning.
Vi rekommenderar att land skall skrivas med versaler.
http://sv.wikipedia.org/wiki/Postadress
Telefon, Fax och Mobil
Skall vara de officiella telefonnumren till företaget.
OBS att även här vara konsekvent med tecken och eventuella mellanslag.
Läs gärna på http://sv.wikipedia.org/wiki/Telefonnummer
Referens
Är Leverantörens officiella referens om det finns någon.
Uppgiften skrivs ut till exempel på Inköpsorder.
Under fliken Kontaktperson finns ytterligare möjligheter för fler
kontakter/kontaktpersoner.
E-post
Här skall det vara leverantörsföretagets officiella e-postadress.
Med knappen [Sänd E-post] kan du
direkt skicka e-post till adressen.
Knappen [Sänd
E-post]
Vid tryck på denna startar ditt standard e-post program med e-post adressen
ifylld.
Intresse
Leverantörsföretagets Intresse till exempel PRECISVARV (Precisionssvarvning), PRESSGJAL (Pressgjutning i aluminium) etc.
Man kan sedan göra massutskick till leverantörer med ett visst intresse genom
att göra urval på till exempel PRESSGJAL.
Följande fält anger olika möjligheter att sända Inköpsorder och Mottagningsrapport.
Om avtal gjorts med leverantören att alla Inköpsorder skall gå med E-post.
Alt utskrift
I-order
Klicka på sökknappen eller funktionstangent [F4] och välj E-post.
Spara med funktionstangent [F2]!
Glöm sedan INTE att fylla i e-post adress ute till höger!
Alt utskrift
mottag
Klicka på sökknappen eller funktionstangent [F4] och välj E-post.
Spara med funktionstangent [F2]!
Glöm sedan INTE att fylla i e-post adress ute till höger!
Om du vill skicka Inköpsordern eller
Mottagningsrapporten med Fax väljs istället F
under Knappen [Alt utsk
iorder] alternativt [Alt utsk mottag].
Glöm inte att fylla i faxnummer och e-postadress!
Knappen
[Fritext]
Detta är ett mera flexibelt sätt att få med text till
olika dokument.
Genom att välja rubrikerna IORDER kommer
texten ut på samtliga Inköpsorder till denna leverantör.
Flera texter kan läggas in för varje artikel.
Rubriker andra är de beskrivna kan användas men då skrivs inte texten ut
någonstans.
Knappen
[Dokument]
Här kan man knyta valfri typ av dokument till leverantören.
Ett krav är att det finns som fil och kan nås från Prosmart.
Dessutom måste det finnas ett lämpligt visningsprogram associerat till filen.
Dokumenthantering kan vara av två typer
1 – Samtliga dokument skall finnas registrerade i dokumentregistret innan de
kan knytas till kalkylen.
2 – Dokumenten knyts direkt i denna funktion och behöver alltså inte finnas
registrerade sedan tidigare.
Dokument kan till exempel vara ett
certifieringsdokument (ISO med flera) som Leverantören skickat som fil för att
visa företagets status.
Fritextrutan
Texten som skrivs här är information angående denna leverantör och visas
endast här.
Fliken
Parametrar/Leveransadresser styr upp
de villkor som avtalats med leverantören.
Uppgifterna skall därför fyllas i med
omsorg.
Flera av uppgifterna är tvingande och ger därmed felmeddelanden om de
saknas.
OBS!
I de fall valknappar finns i fälten, använd
alltid dessa.
Klicka på knappen med tre punkter eller tryck [F4].
Välj i tabellen.
Spara med [F2] så blir allt korrekt
från början!
Knappen
[Landkod]
Anger land (SE för Sverige).
Klicka på knappen [F4] så kommer ett
fönster upp med aktuella landkoder.
Välj och spara med [F2].
Landkoder läggs upp i Registervård-Allmän.
Knappen
[Språkval]
I Prosmart finns möjlighet till tre
standardspråk för utskrifter av offert, ordererkännande, faktura, inköpsorder
etc.
Klicka på knappen [F4] och välj
språkkod för leverantören.
Knappen [Valutakod]
Där du med valknappen. anger en av de Valutor som du lagt upp i Registervård Allmän – Valuta.
När du har kontrollerat att dessa begrepp finns definierade kan du börja
registrera en ny Leverantör eller kopiera ny Leverantör från en redan upplagd.
Knappen [Transportsätt]
Där du med valknappen. anger ett av de Transportsätt du lagt upp i Registervård Allmän – Transportsätt
t.ex. ASG, SJ, Hämtas etc.
Knappen [Leveransvillkor]
Där du med valknappen. anger ett av de Leveransvillkor som du lagt upp i Registervård Allmän – Leveransvillkor
t.ex. Fraktfritt, Fritt vår fabrik etc.
Knappen [Betalningsvillkor]
Där du med valknappen. anger ett av de Betalningsvillkor som du lagt upp i Registervård Allmän – Betalningsvillkor
t.ex 30 dagar netto etc.
OBS! att du här måste ange det antal dagar som systemet skall räkna med t.ex.
30
Knappen
[Sortimentskod]
Den sortimentskod som sättes här
kommer som defaultvärde vid orderregistrering.
Kan ändras i ordern.
Leverantörskod
Valfri kodning av leverantören.
Kontaktperson1,2,3
En tidigare möjlighet att notera flera kontaktpersoner, används fortfarande av
några kunder.
OBS!
Numera finns en hel flik att använda för Kontaktpersoner som vi starkt
rekommederar.
Vårt
Kundnummer
Vårt Kundnummer hos Leverantören
anges här.
Gen.avtal
Om ett generellt avtal finns med leverantören anges
avtalsnamnet/formen här.
Knappen
[Avt.datum]
Anger när avtalet ingicks.
Knappen
[Datum tom]
Anger hur länge avtalet löper.
Knappen
[Spärr]
Att spärra en Leverantör är fullt
möjlig.
Ett J i kolumnen spärrar möjligheten
att lägga upp nya order etc. på gällande Leverantörsnummer.
Leveransdag
Om det finns avtalat att leveranserna
skall ske veckovis med turbil anges det här.
Kommer turbilen t.ex. onsdagar skall det stå 3 i fältet, måndagar=1 etc.
I Behovsberäkningen anpassas
behovsdagen till turbilen.
Godsmottaget
… och Fakturerat …
Är upplysningsfält som uppdateras kontinuerligt.
Vid årsbyte eller av annan anledning rekonstrueras dessa värden i rutinen Nytt År i Registervården.
Fliken
Kontaktpersoner är till för att
kunna registrera flera relationer hos Leverantören.
Personliga relationer är viktigt i all affärsverksamhet därför bör alla
uppgifter i fliken vara korrekta
med både förnamn och efternamn samt befattning.
I denna flik kan du notera personligt intresse och utskick.
OBS!
Religion och sexuell läggning är olagligt.
Namn
Förnamn och efternamn samt Befattning,
exempelvis Prod.ansv, VD, Ägare, Inköpsch. etc.
Direkttelefon, Fax och Mobiltelefon
Skrivs här på samma sätt som ni bestämt att skriva övriga telefonnummer
(streck, mellanslag etc).
Tips! http://sv.wikipedia.org/wiki/Telefonnummer
E-post
Skall här vara kontaktpersonens e-postadress.
Härifrån kan du genom klick på knappen
[Sänd E-post] komma direkt in i exempelvis Outlook.
Intresse
Här kan du ange flera av kontaktpersonens intressen exempelvis GOLF;JAKT;MODE.
Om företaget vill anordna till exempel företagsgolf med affärspartners,
söker du på Intesse GOLF och kan skriva ut adresslistor och adressettiketter
för inbjudan.
OBS!
Det fungerar lika bra med decimalkomma (,) eller blank som skiljetecken.
Utskick
Kan användas på motsvarande sätt som
intresse men mera allmän selektion för att till exempel sända JULKORT.
I
fliken Kvalitetsparametrar kan du
göra anteckningar om Leverantörens arbete, certifiering mm. kring Kvalitet och
Miljö.
Kvalité - Godkänd t.o.m.
Här finns möjlighet att ange till vilket datum aktuell leverantörs
kvalitetsgodkännande gäller.
Miljö – Godkänd t.o.m.
Här anges till vilket datum leverantören är miljögodkänd.
Det
finns funktion för att bevaka vilka godkännanden som går ut till ett valt
datum.
Tabellen
Här finns möjlighet att definiera och beskriva andra kriterier och bevaka
att godkännandetiden inte går ut.
Vilka kriterier vi skall kunna välja anges i tabellen som finns i Registervård – Registervård Inköp –
Redigera Kriteria.
Markera till vilket datum godkännande gäller samt beskriv vad exakt
godkännandet gäller.
Det
finns olika sätt att skapa/registrera en Inköpsorder.
Dels kan du utgå från de behov som skapas vid Behovsberäkning i Produktion
eller vid en särskild bearbetning av Nettobehov
(egen modul).
I båda dessa fall får man upp behoven i en tabell som man kan arbeta vidare
med.
Tabellen kan sorteras på olika sätt; i ordning efter Behovsdag, Leverantör, Artikelnummer eller Kundnummer.
Du kan också registrera Inköpsorder på egen hand, manuellt utan att ta hänsyn
till olika behovsberäkningar eller
skapa
en inköpsorder ifrån en kundorderrad genom att klicka på knappen IO.
Oavsett hur förarbetet går till så hamnar du i rutinen Registrera/Ändra Inköpsorder.
Inköpsordernr
Inköpsorder numreras i kronologisk ordning varefter de skapas från en
behovsberäkning eller registreras manuellt.
Datum
Ordern dateras den dag den skapas.
Datum kan ändras.
Inköparkod
Inköpsansvaret kan delas upp på flera befattningshavare genom Inköparkod.
Väljer ni detta arbetssätt innebär det att varje Inköpare ser endast sina
artiklar.
Ni måste då vara konsekventa inom organisationen och bevaka så att varje
artikel har en Inköpsansvarig (Inköparkod).
Väljer ni att sätta Inköparkod = Blank hamnar allt inköpsbehov på ett ställe.
Inköpsansvaret delas alltså inte upp.
Övriga uppgifter
Här i huvudet finns också uppgift om värde både i SEK och köpvaluta.
Har leverans skett markeras inköpsordern med D = Dellevererat eller S = Slutlevererad
samt även ett J om Fakturagodkännande gjorts.
Knappen [Utskrift]
Utskriftsknappen här kan användas om du snabbt vill ha en utskrift på en
enskild Inköpsorder eller om du vill
Förhandsgranska.
I det löpande inköpsarbetet finns andra rutiner för utskrift som är snabbare
och lämpligare.
Resultatenhet
Väljs ur lista som underhålls under registervården.
Används vid kontering av ordens orderrader och överrider Resultatenhet som satts på artikeln i Lager.
(Öppnas med SV81).
Sortimentskod
Kan väljas med valknappen eller [F4].
Används för att indela produkter i sortimentsklasser och till exempel för
styrning av utskrifter av externa dokument med olika layout/olika varumärken.
Ordertyp
En order kan ges olika Ordertyp
Blank = Vanlig normal order
BON = Blockorder, normal
Blockorder
läggs upp om leveranser skall ske med avrop under en längre tid till exempel
vecko- eller månadsleveranser.
Avropsorder
Markering att detta är en avropsorder.
Användes i samband med Blockorder.
Se ovan.
När
du väljer leverantör med valknappen
eller skriver leverantörsnummer i
fältet och sedan trycker [ENTER],
kommer alla uppgifter automatiskt in i fälten med de uppgifter om Leverantören
som du registrerat i Leverantörsregistret.
Några
uppgifter går här att ändra för den enskilda ordern
Er referens
Sök upp aktuell referens med valknappen eller [F4].
Spara med [F2].
Standardreferensen
i Leverantörsregistret ändras inte.
Vår referens
Vår referens från Leverantörsregistret
skrivs in i detta fält.
Leveransadress
Även Leveransadress kommer
automatiskt in i fälten från de uppgifter om Leverantören som du registrerat i Leverantörsregistret.
Även uppgifter om vårt kundnummer
hos Leverantören kommer med från Leverantörsregistret.
Några uppgifter går här att ändra för den enskilda ordern.
Arbetar ni med kundordrar och skapar era inköp ifrån kundorderrader så finns möjlighet att få leveransadress hämtat från kundorderns leveransadress.
(Detta
är en special inställning. Kontakta Prosmart support om detta önskas så ställer
vi in detta.)
Leveransadress
Kan väljas bland de adresser som registrerats på leverantören,
det går också att skriva över de uppgifter som kommer från Leverantörsregistret.
Huvud
2
Språkval
I Leverantörsregistret har du markerat vilket språk du använder i externa
dokument till Leverantören
Valutaval
Hämtas från Leverantörsregistret.
Kan ändras för denna order men bör
undvikas!
Betalningsvillkor,
Leveransvillkor och Transportsätt
Tre grundläggande begrepp som knappast kräver någon förklaring men är INTE
mindre viktiga!
De ger upphov till felmeddelande om de
saknas.
Läggs upp i Registervård-Allmän
och används i Leverantörsregistret.
Kan ändras tillfälligt på en Inköpsorder.
Kan även plockas med från kundorder om så önskas. (Kontakta
prosmart support om detta önskas)
Ramavtal nr
Endast ett upplysningsfält om det finns något Ramavtal med Leverantören.
Upplagt under fliken Parametrar i Leverantörsregistret.
3 fria textrader
Skriver du in en text i någon av dessa rader hamnar den i huvudet på
Inköpsordern.
Kan
även här plockas med från kundorder om ni skapar inköpet från en kundorder. (Special
som behövs ställas in. Kontakta Prosmart support om detta önskas.)
Anteckningar
Här finns plats att skriva noteringar om ordern som inte visas någon annan
stans!
Redigera leverantörstext
Om man i Leverantörsregistret har skrivet in en fritext med rubriken IORDER följer den med till ordern och
skrivs ut underorderraderna.
Denna text kan redigeras här.
Eventuella ändringar gäller bara denna order!
Frastext
Kan väljas med valknappen eller [F4].
Du kan också redigera frastexten direkt här genom knappen [Redigera frastext].
Det finns möjlighet att i Registervården välja en frastext som automatiskt
skrivs in.
Den valda och eventuella redigerade frastexten skrivs ut på order.
Oavsett
hur du har skapat Inköpsordern via tabell vid Behovsberäkning eller manuellt, beskrivs inköpsorderns innehåll med
orderrader.
Kommer du från behovsberäkningens inköpsförslag,
markerar du ju vilka rader du vill ha med, och dessa blir då orderrader i
Inköpsordern.
Alla uppgifter följer då med till orderraden.
Gör du däremot en manuell Inköpsorder, får du skriva in varje orderrad och
bestämma ordermängd, leveransdag, godsmärke etc.
Skapas inköpte ifrån en kundorderrad så kan vissa saker plockas med. Till exempel fritext och styckkostnad. Fritext under på kundorderrad
blir
då fritext på inköpsorder. (Behövs inställning i Prosmart. Kontakta Prosmart
support om detta önskas.)
Kolumn Rad
Anger orderradens nummer.
Detta är en numrering som systemet gör för att ordna orderraderna.
Kolumn A.sts
Anger Artikelstatus som oftast är K=Köpartikel i en
Inköpsorder.
(Se centrala parametrar)
Kolumn Vårt Artikelnummer
Här söker du upp artikelns nummer genom att klicka på ledtexten Vårt Artikelnummer>> eller skriva
artikelnumret.
Du kan också skriva in valfritt artikelnummer, exempelvis SPECIALARTIKEL i klartext
även om den INTE finns registrerad i Förråd/Lager.
I detta fall får du själv fortsätta att skriva Benämning, Antal, Enhet etc.
Du får då också en varning Finns ej i
Lager – Svara OK och gå vidare.
Kolumn Benämning
När artikeln finns registrerad i Förråd/Lager kommer alla värden in
automatiskt från respektive register.
Kan ändras eller kompletteras för aktuell orderrad.
Kvantitet i vår
Samma som antal på andra ställen och har oftast defaultvärde EN,
skrivs 1,0000, alltså med fyra decimaler.
Detta är genomgående i alla registreringsbilder som innehåller Antal.
Detta för att klara av enhet i TON, KG, LITER etc.
Vid utskrift kan detta omformas till exempel för STYCK.
Är antalet 100 Styck skriver du alltså 100 här och får upp fyra decimaler som i
bilden ovan.
Enhet
Är den sort i vilken du hanterar artikel; Styck, Liter, Meter, Gross,
Dussin etc.
Enhet läggs upp på artikeln i Lagerregistret
respektive Förrådsregistret och
kommer automatiskt med till detta fält.
Kvantitet i leverantörens
Samma som antal på andra ställen och har oftast defaultvärde EN,
skrivs 1,0000, alltså med fyra decimaler.
Detta är genomgående i alla registreringsbilder som innehåller Antal.
Detta för att klara av enhet i TON, KG, LITER etc.
Vid utskrift kan detta omformas till exempel för STYCK.
Är antalet 100 Styck skriver du alltså 100 här och får upp fyra decimaler som i
bilden ovan.
I denna kolumn är det dock Leverantörens enhet, som nödvändigtvis inte behöver
vara samma som vår!
Omräkningsfaktor mellan Vår enhet och Leverantörens enhet finns angiven i Leverantörens prislista, se Lager och Förråd.
Kundorder nr/Kund rad nr
Här kommer numret in för den Kundorder
som i Behovsberäkningen givet upphov
till behovet.
Även Kundorderradens nummer kommer med
i nästa fält.
Skapar du en manuell order, får du själv skriva in uppgiften.
Ink.pris per
Här anges hur inköpspriset är uttryckt – per styck, per dussin, per liter
etc.
T-order nr
Här kommer numret in för den Tillverkningsorder som givet upphov till behovet.
Skapar du en manuell order, får du själv skriva in uppgiften.
Inköpspris i SEK
Inköpspriset hämtas från Leverantörens
Prislista eller skrivs in om det saknas.
Om leverantören ändrar sitt pris bör vi omgående ändra i Leverantörens Prislista.
Rabatt i %
Rabatten här är den rabatt som ges för orderraden.
Kan komma från Leverantörens Prislista.
Kan ändras för denna orderrad.
Pristillägg
Här visas det pristillägg som specificerats i Leverantörens prislista.
Knappen [Fritext]
Fritext som läggs in med denna knapp hamnar under orderraden i
orderutskriften.
Knappen [Inköpsförslag]
Klicka på knappen så kommer du tillbaka till tabellen med Inköpsförslag.
Knappen [Förrådsprofil]
Klicka på knappen så kommer du direkt till artikelns förrådsprofil och kan
se saldo, reservationer etc.
Knappen [Lev.artiklar]
Klicka på knappen så visas alla de artiklar som köps från aktuell
leverantör.
Kvar att avropa
Om ordern är av typ Blockorder visas här hur mycket som är kvar att avropa.
Från blockorder
Om ordern är en Avropsorder visas här från vilken Blockorder avropet
gjorts.
Beh. dag (ÅÅVVD)
När behovet har uppstått via en Nettobehovsberäkning visas här behovsdagen.
Vid manuell registrering av orderrad behöver detta inte fyllas i.
Lev.dag (ÅÅVVD)
Leveransdag måste alltid skrivas in om den inte kommer från Behovsberäkningen.
Använd Datumval med valknappen eller [F4]!
OBS!
Glöm inte att trycka [Enter] när
du valt eller ändrat datum för att få alla datumfälten att uppdateras rätt!
Godsmärke
Vårt önskade godsmärke för specifik orderrad.
Tas ej med på leveranssäkerhets stat.
Alla orderrader som inte markeras här kommer med till statistiken över
leveranssäkerhet.
Övriga uppgifter
Övriga fält är upplysningsfält som uppdateras efterhand som ordern
behandlas.
Du kan se Ledtid och om något har leverats på ordern, datum mm.
Under
fliken Rader forts ser du uppgifter
om typ av Emballage samt Kontonummer.
Dessutom ser du Leverantörens artikelnummer,
Benämning mm. för den artikel som du beställt.
Du kan ju ha beställt den med vårt artikelnummer, då ser du även leverantörens
uppgifter här.
Emballage
Uppgift om vilken typ av emballage som denna artikel skall transporteras
på/ i.
Kontonummer
Det kontonummer som artikeln skall konteras på.
Kommer från Förrådsregistret.
Leverantörens artikelnummer/benämning etc.
Här visas leverantörens uppgifter om artikeln.
Uppgifterna kommer från Leverantörens prislista.
Specifikation 1-5
Om inköpet skapas från kundorder kan dessa fält fyllas automatiskt från kundorderraden. Kundorderradens anmärkningsfält 1-5 förs då över till specifikation 1-5.
(Specialinställning,
Kontakta Prosmart om detta önskas)
När
det är dags för inleverans skall godsmottagning rapporteras.
Gå in under menypunkten Godsmottagning
Du får då upp bilden Registrera
godsmottagning.
Ange Ordernummer
Här söker du upp eller anger inköpsordernumret som du lämpligen begärt att
leverantören skall ange som godsmärke i sin följesedel!
När du anger Inköpsordernumret får du upp alla uppgifter för att kunna göra en
korrekt godsmottagning.
Fliken
Rader innehåller alla de orderrader
som registrerats i Inköpsordern och som förväntas komma hem.
Här kan du Godkänna alla leveranser oavsett om det är Del- eller Slutlevererat.
Du kan också markera om något skall reklameras.
Kolumn Rad
Ställ dig på gällande orderrad, kontrollera artikelnummer samt registrera mottagen
ordermängd (antal).
Kolumn Vårt artikelnummer
Det artikelnummer som inköpsordern avser uttryckt i vårt artikelnummer.
Kolumn Lev. artikelnummer
Om leverantören har ett eget artikelnummer i Leverantörens prislista visas det här.
Om Leverantören inte har eget artikelnummer visas Vårt artikelnummer i fältet.
Kolumn Ordermängd
Den beställda ordermängden som anges i Inköpsordern.
Kolumn K-enh
Uttrycker Köpenhet det vill säga den sort som angivits i Inköpsordern.
I Leverantörens prislista finns en omräkningsfaktor om Köpenhet och Förrådsenhet är olika.
Kolumn Tidigare Lev.
Här kan du se om en delleverans har skett tidigare på ordern och hur
mycket.
Antal godkända Inköp
Här skrivs godkänd mängd vid detta tillfälle in.
Tidigare reklamerad kvantitet
Om reklamation tidigare gjorts på denna rad visas kvantiteten här.
Reklameras nu
Skriv in hur många som reklameras vid denna godsmottagning.
Förråd/Lager
Uppgiften uppdateras automatiskt.
Köpenhet och Förrådsenhet kan ju vara olika.
Till exempel Köp = Kg och Inleverans Förråd = ST.
Slut- Delleverans
Ange därefter om det är en Slutleverans S eller Delleverans D.
Har du godkänt ett mindre antal än beställt antal kommer automatiskt ett D = delleverans.
Om du då godkänner underleverans måste du själv ändra till S = Slutleverans.
Knappen [Ankomst-kontroll]
Om boxen framför knappen är tänd (grön) finns en notering/instruktion som
visar hur ankomstkontrollen skall utföras.
Denna kan skrivas ut.
Knappen [Spara rad]
Spara raden med knappen [Spara rad].
OBS!
När du registrerat allt hemkommet gods på ordern vid detta tillfälle och är
klar med alla kontroller,
uppdaterar du samtliga orderrader med knappen [Uppdatera samtliga ej uppdaterade rader inom inköpsordern].
Boxen efter knappen indikerad att det finns något att uppdatera.
Om
denna vy dyker upp vid uppdateringen betyder det att möjlighet finns att
tillbakadatera ankomsten.
Val av tid kan vara Aktuell tid
eller Angiven tid.
Vid Angiven tid trycker man direkt på [Ok]
i annat fall måste datum och klockslag för ankomsten fyllas i.
I
detta program görs kontroll av leverantörsfaktura.
Fakturanr.
Skriv in fakturans nummer eller sök upp om det gäller komplettering av
tidigare registrerad faktura.
Knappen [Förregat]
När Prosmart är integrerat med ett Ekonomisystem innehållande Leverantörsreskontra (till exempel
ORION) har denna knapp följande funktion.
Leverantörsfakturan förregistreras i Leverantörsreskontra på ett
interimskonto för att komma med i till exempel likviditetsrapporter och
bevakning för utbetalning.
Efter att fakturanumret skrivits in och vi tryckt på knappen [Förregat]
hämtas information in från Leverantörsreskontra,
en koppling finns nu till den förregistrerade
fakturan.
En del av fälten i Huvud kommer att
fyllas i automatiskt.
Inköpsordernr
Här söker vi upp den eller en av de inköpsorder fakturan avser.
Knappen [Visa rader]
Detta kan ses som en stödfunktion.
Om man är osäker visas här inköpsorderns rader.
Kredit nr
Om det gäller en kreditering används detta fält istället för fältet
Fakturanr.
Här
registreras information om/från fakturan.
Leverantör nummer och Leverantörens namn
Fylls i automatiskt från inköpsordern.
Fakturadatum
Tas från fakturan om sådan finns. Finns ej faktura fylls det i manuellt
Förfallodatum
Tas från fakturan om sådan finns. Finns ej faktura fylls det i manuellt.
Varuvärde
Tas från fakturan om sådan finns. Finns ej faktura fylls det i manuellt..
Ackumulerat värde
Om fakturan avser flera inköpsorder visas det ackumulerade värdet efterhand
som de olika orderna avverkas.
Momsbelopp
Tas från fakturan om sådan finns. Finns ej faktura fylls det i manuellt..
Fraktkostnad
Tas från fakturan om sådan finns. Finns ej faktura fylls det i manuellt..
Konto fraktkostnad
Välj fraktkonto.
Emballage kostnad
Tas från fakturan om sådan finns. Finns ej faktura fylls det i manuellt..
Konto emballagekostnad
Välj emballagekonto.
Knappen [Spärra vald faktura]
Om något oklart upptäcks med denna faktura kan den spärras för vidare behandlig
här.
I
denna vy kontrolleras fakturans rader.
I
Huvudet finns information hämtat från vald inköpsorderrad och gjord
godsmottagning.
Tabell
Kolumn Välj ink.orderrad>>
När man kommer till fliken är tabellen tom.
Genom att trycka på kolumnhuvudet kan man se alla rader på aktuell order.
Välj den önskade och tryck [Enter]
så fylls radvärdena i.
Kolumn Vårt Artikelnummer
Vårt artikelnummer visas även om det är leverantörens som finns på
inköpsordern och fakturan.
Kolumn Konto
Inköpskonto kommer automatiskt om det är registrerat på artikeln sedan tidigare.
Se rutinerna Redigera Förråd eller Redigera Lager.
Kan ändras eller läggas in om det saknas.
Om Prosmart är integrerat med en extern Leverantörsreskontra görs
slutkonteringen här varför kontot måste fyllas i.
Kolumn Kostn.slag
och Kostn.ställe
Kan endast fyllas i här och följer med på konteringstransaktionen till en
eventuell extern Leverantörsreskontra.
Dessa
data är kopplade till aktuell rad i ovanstående tabell.
Så här ser vyn ut när man valt inköpsorderrad.
Pris och antal är tagna från orderraden och godsmottagningen.
PRIS/köpenhet nto
Här stå enhetspriset från inköpsordern.
Om motsvarande pris i fakturan skiljer sig från detta, skriv in fakturans pris.
Diff mot inköpsordern
Om Inköpsorderns och fakturans pris skiljer sig åt dyker differensen upp
här.
Valutadiff rad
Om det finns en valutadifferens kopplat till raden på fakturan skrivs
beloppet in här.
Prisregistrets VD
Om det redan tidigare finns en valutadifferens i leverantörens prislista för
aktuell artikel visas värdet här.
Knappen [VD Tillbaka till registret]
Önskar man att det tidigare värdet för VD i leverantörens prislista skall
ersättas av det från fakturan så tryck på knappen.
Pristillägg
Om det finns ett pristillägg (till exempel legeringstillägg) kopplat till
raden på fakturan skrivs beloppet in här.
Prisregistrets pristillägg
Om det redan tidigare finns ett pristillägg
i leverantörens prislista för aktuell artikel visas värdet här.
Knappen [PT Tillbaka till registret]
Önskar man att det tidigare värdet för pristillägg
i leverantörens prislista skall ersättas av det från fakturan så tryck på
knappen.
ANTAL köpenheter
Här stå antal från godsmottagningen.
Om motsvarande antal i fakturan skiljer sig från detta,
skriv in fakturans antal.
Diff mot inköpsordern
Om Godsmottagningens och fakturans antal skiljer sig åt dyker differensen
upp här.
Summa netto för raden
Räknas ut som Pris x Antal.
Diff mot inköpsordern
Om (Antal x Pris) från ordern skiljer sig från fakturans motsvarighet dyker
differensen upp här.
Raden(D)el- (S)lutgodkänd
Här skall stå D om orderraden är
dellevererad och S om den är
slutlevererad.
Trans. typ
Används för Intrastatstatistik.
Knappen [Godkänn akt. rad]
Godkänn fakturaraden.
Knappen [Godkänn akt. Inköpsorder]
Om hela ordern nu är fakturagodkänd,
tryck på knappen.
Knappen [Slutgodkänn fakturan]
Tryck på knappen när alla rader på ordern är fakturagodkända.
Om
det finns differenser dyker det upp en vy som ger möjlighet att kontera
differensen.